Введение
Для успешного внедрения системы управленческого учета в национальном исследовательском университете (НИУ) необходимо провести мероприятия по внутреннему контролю существующих материальных и информационных потоков. Категория материальных потоков, по нашему мнению, включает в себя такие показатели деятельности, которые будут отражать характер деятельности, связанный с финансовой стороной и нефинансовой.
Внутренний контроль материальных и информационных потоков НИУ – это комплексное мероприятие, которое можно условно разделить на две составляющие:
1) контроль материальных потоков;
2) контроль информационных потоков.
В зависимости от того, какую составляющую подвергают контролю, различают источники информации:
1) источники информации для контроля материальных потоков;
2) источники информации для контроля информационных потоков.
Основная цель контроля заключается в проверке достоверности информации о материальных ресурсах, включая нефинансовые, на всех уровнях учета в НИУ, а также в проверке функционирования информационных ресурсов, электронного и иного способа передачи данных и определения достоверности.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1) удостовериться в ведении учета в отношении материальных ресурсов в соответствии с законодательством РФ;
2) проверить график документооборота в отношении материальных ресурсов и его соблюдение;
3) оценить существующие информационные ресурсы НИУ;
4) выявить недостатки учета материальных ресурсов в различных автоматизированных системах учета при их взаимодействии;
5) дать рекомендации по устранению недостатков по учету материалов в различных автоматизированных системах НИУ.
Учет материалов регулируется Положением по бухгалтерскому учету 5/01 «Учет материалов», а для целей налогообложения положениями Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) [2; 4]. К нормативным документам в области учета материально-производственных запасов также относятся Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее – Методические указания по учету МПЗ).
Порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета регулируется Планом счетов бухгалтерского учета и инструкцией по его применению [3].
Нормативно-правовых документов по организации информационных потоков в НИУ в Российской Федерации не разработано. Поэтому порядок передачи информационных данных должен определяться НИУ самостоятельно. А проверка организации передачи данных определяется внутренними стандартами и положениями [5].
Существует достаточно большое количество источников нормативно-законодательного регулирования по учету материальных потоков, которыми необходимо руководствоваться проверяющей организации или индивидуальному лицу при проведении проверки. Однако контроль информационных потоков – достаточно новое направление в российской практике, следовательно, организации при проведении проверки необходимо исходить из принципов рациональности и экономичности.
Главная цель проведения проверки материальных и информационных потоков и ресурсов – это внедрение интегрированной системы управленческого учета. Перед внедрением необходимо убедиться в том, что учет материалов в НИУ ведется в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов.
Так как операции по учету материалов в основном однотипные, то можно воспользоваться репрезентативной выборкой, используя статистический или случайный отбор операций.
При проведении контроля по определенному участку необходимо проверить наличие первичных документов по учету материалов, сверить данные документов с информацией, отраженной в регистрах бухгалтерского учета.
При выявлении существенных нарушений необходимо принять решение о проведении дополнительных контролирующих процедур по проверке учета материалов, так как если не будут устранены нарушения по ведению бухгалтерского учета в данной области, то внедрение автоматизированной системы управленческого учета окажется неэффективным.
При проведении данной процедуры контролирующее лицо должно отразить информацию в рабочем документе «Проверка достоверности фактов хозяйственной деятельности по учету материалов», представленном в таблице 1.
Таблица 1 – Проверка достоверности фактов хозяйственной деятельности по учету материалов
|
Наименование группы материалов |
Факт хозяйственной деятельности |
Данные бухгалтерского учета (полученные из первичных документов и регистров) |
Данные складского учета |
Выявленные отклонения |
|||
|
количество |
сумма |
количество |
сумма |
количество |
сумма |
||
Проверка соблюдения графика документооборота – с помощью этой процедуры устанавливается наличие или отсутствие графика документооборота по операциям с поставщиками и подрядчиками, на все ли первичные документы он составлен, а также работает ли этот график в действительности. В ходе данной процедуры целесообразно заполнить таблицу 2, чтобы проследить основные этапы документооборота всех первичных документов, участвующих в оформлении операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками [1].
Таблица 2 – Основные этапы документооборота
|
Документ |
Наличие графика документооборота (+/-) |
Используется ли унифицированная форма документа (+/-) |
Источник получения док-та |
Время, необходимое для |
Дальнейшие действия с документом |
Имеет ли место возвратное движение документа после обработки |
||||
|
создания документа |
обработки документа |
проверки документа |
передача для дальнейшей обработки |
подшивка в текущие дела |
передача в архив |
|||||
При необходимости контролирующее лицо может также лично проследить за движением конкретного документа и исполнением сроков его создания и обработки. Если графиков документооборота нет или они подготовлены формально, то появляется риск того, что некоторые первичные документы могут отсутствовать или быть утеряны, будут приняты к учету (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно, например в следующем отчетном периоде, а также риск приписок и прочих злоупотреблений. Следовательно, на документацию, на которую нет графиков документооборота или если эти графики реально не работают, при проведении следующей процедуры необходимо обратить особое внимание.
Так как в НИУ используется более одной информационной системы, обеспечивающей процессы управления и учет данных бухгалтерского учета, то необходима организация и соблюдение графика электронного документооборота.
Для составления такого графика НИУ должен разработать специальный документ, в котором отразит все особенности передачи данных из одной информационной системы в другую, укажет специфические особенности взаимодействия информационных баз, определит сроки передачи данных и назначит ответственных за выполнение данных процедур. А также при разработке электронного графика документооборота НИУ может воспользоваться специальными программными продуктами, которые обеспечат процесс передачи данных в системе управленческого учета и учтут все специфические особенности университета.
При проверке электронного графика документооборота необходимо проверить наличие графиков по всем информационным базам, используемым в НИУ, проверить соблюдение сроков передачи данных, проверить корректность отображения одних и тех же данных в разных информационных системах, проанализировать эффективность работы всей IT-структуры. Данные о проверке электронного графика документооборота необходимо отражать в рабочем документе, представленном в таблице 3.
Таблица 3 – Основные этапы электронного документооборота
|
Электронная информационная база |
Наличие графика электронного документооборота (+/-) |
Порядок передачи баз данных (автоматизированный/ручной) |
Время, необходимое для |
Ответственное лицо |
|
|
обработки базы |
проверки информации |
||||
После проведения первых трех контрольных процедур должно сложиться четкое представление о структуре материальных и информационных потоков НИУ. Для проведения успешного контроля материальных и информационных потоков следует оформить потоки в схемы. Возможные схемы по организации материальных, информационных потоков и их взаимодействия представлены на рисунке 1.
Рисунок 1 – Схема движения материальных и информационных потоков НИУ
С опорой на данные схемы имеется возможность определить варианты взаимодействия материальных и информационных потоков:
1) опережение материального потока информационным ставит своей целью устранение недостатков в управленческом процессе. Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит сведения о заказе, в прямом направлении – предварительное сообщение о предстоящей поставке, оказании услуги и т.д.;
2) сопровождение, когда одновременно с материальным потоком идет информация о количественных и качественных параметрах, позволяет быстро и правильно идентифицировать продукты деятельности НИУ и направить их по назначению;
3) прохождение информационного потока с отставанием от материального обычно допускается только для пояснения и оценки последнего. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки материалов по количеству и качеству.
Результаты проверки взаимодействия материальных и информационных потоков необходимо отразить в рабочем документе, представленном в таблице 4.
Таблица 4 – Определение порядка взаимодействия материальных и
информационных потоков НИУ
|
Подразделение НИУ |
Наличие материального потока |
Наличие информационного потока |
Характер взаимодействия |
Примечание |
В НИУ одновременно ведется управленческий учет в нескольких программных продуктах. В связи с этим необходимо провести контроль учета материалов во всех информационных системах.
Следует отметить, что должна быть проведена проверка одних и тех же операций в разных программных продуктах, при этом необходимо воспользоваться репрезентативной выборкой. Проверка должна охватить операции по оприходованию материалов, списанию. При проверке необходимо обращать внимание на номенклатуру, количество и единицы измерения.
Результаты проведения проверки должны быть отражены в рабочих документах, представленных в таблицах 5 и 6.
Таблица 5 – Отражение фактов хозяйственной деятельности в разных информационных системах
|
Факты хозяйственной деятельности |
Отражение в информационных системах (+/-) |
||
|
Кварта |
Универис |
Microsoft Excel |
|
Таблица 6 – Особенности учета в разных информационных системах
|
Номенклатура материалов |
Информационные системы |
Выявленные отклонения |
||||||||||
|
Кварта |
Универис |
Microsoft Excel |
||||||||||
|
Количество |
Ед изм |
Сумма |
Количество |
Ед изм |
Сумма |
Количество |
Ед изм |
Сумма |
Количество |
Ед изм |
Сумма |
|
Используя рабочий документ, представленный в таблице 6, необходимо сравнить между собой все информационные системы, используемые в НИУ.
В результате проведения предыдущей процедуры могут быть выявлены отклонения в бухгалтерском учете материалов в разных информационных системах. Одной из причин данных отклонений может являться неверная организация аналитического учета в бухгалтерских программах.
При проведении данной процедуры необходимо сравнить всю систему аналитики в информационных системах и выявить позиции, по которым она будет различаться.
Результаты проверки необходимо отразить в рабочем документе, представленном в таблице 7
Таблица 7 – Особенности аналитического учета материалов в информационных системах НИУ
|
Номенклатура материалов |
Аналитический учет в информационных системах |
Наличие отклонений (+/-) |
||
|
Кварта |
Универис |
Microsoft Excel |
||
Очередным шагом внедрения системы управленческого учета должна стать проверка возможности получения достоверной управленческой информации в разных информационных системах.
Перед внедрением автоматизированной системы управленческого учета необходимо понять, какие данные по управленческому учету НИУ получает в настоящий момент, из какой информационной системы возможно получение наиболее достоверных данных об учете, в каком виде информация поступает к руководителю.
Для достижения поставленных целей необходимо протестировать возможности программных продуктов по предоставлению необходимых данных. В первую очередь следует проанализировать и оценить возможности предоставления управленческой информации. Определить ошибки в работе программного обеспечения, а также оценить потенциал используемых систем для инсталляции их в будущую интегрированную систему управленческого учета.
Результаты проверки могут быть отражены в рабочем документе, представленном в таблице 8.
Таблица 8 – Определение возможностей информационных систем по предоставлению управленческой информации
|
Информационная система |
Ошибки в работе (+/-) |
Предоставление управленческой информации (+/-) |
Возможность инсталляции в интегрированную систему управленческого учета (+/-) |
К рабочему документу должно быть приложено заключение о функционировании и потенциальных возможностях программного обеспечения.
Совместное рассмотрение схемы потоков позволяет судить о качестве обеспечения управленческого учета показателями деятельности НИУ и информационных потоков движения данных между центрами ответственности. Данная процедура необходима в рамках проведения интеграционного процесса сближения управленческого учета и информационных ресурсов в целях получения информационно-аналитической системы управленческого учета. Проведение внутреннего контроля исключит реплекацию негативных факторов ведения учета, движения материальных потоков в перспективную систему бюджетирования и выявит недостатки существующих информационных ресурсов. Таким образом, последующие действия по внедрению бюджетирования будут обеспечены эффективной структурой взаимодействия центров ответственности и надежным инструментом в качестве информационного ресурса НИУ.
Рецензенты:
Кувшинов Михаил Сергеевич, д.э.н., профессор кафедры «Экономика и финансы» ФГБОУ ВПО «Южно-Уральский государственный университет» (НИУ), г. Челябинск.
Шевелев Анатолий Евгеньевич, д.э.н., зав. каф. «Бухгалтерский учет и финансы», ФГБОУ ВПО «Южно-Уральский государственный университет» (НИУ), г. Челябинск.