В соответствии с Федеральным законом № 83-ФЗ от 08.05.2010 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» (далее – 83-ФЗ) изменён порядок финансового обеспечения бюджетных учреждений на выполнение государственного задания – бюджетным учреждениям (далее – учреждениям) выделяются субсидии. Теперь вместо сметы доходов и расходов учреждение составляет план финансово-хозяйственной деятельности (ФХД), в котором подробно расписываются поступления и выплаты на планируемый период. Этим же 83-ФЗ изменена ответственность руководителя учреждения за не исполнение плана ФХД – вплоть до увольнения. В связи и этим возросли требования к обоснованности и качеству плана ФХД [4]. Переход к планированию финансово-хозяйственной деятельности ведёт к финансово-хозяйственной самостоятельности учреждения и повышению эффективности расходования бюджетных и внебюджетных средств [1]. По мнению авторов [1], «практическая реализация этих предпосылок возможна только при определенных условиях, важнейшим из которых является высокое качество менеджмента и управления финансами».
Расходы на закупки товаров, работ и услуг для нужд учреждения входят составной частью в план ФХД (рис. 1). Для формирования плана ФХД учреждения составляют план закупок, из которого определяется, какие выплаты необходимо сделать для решения его уставных задач. После утверждения плана ФХД у учредителя учреждение исполняет его, используя план закупок и ежегодный план-график размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (далее – план-график) [3].
Рис. 1. Роль плана закупок при формировании и исполнении плана ФХД.
Процесс закупок для нужд учреждения является динамической системой со множеством участников (сотрудники учреждения, поставщики, органы исполнительной власти) и подвержен большому числу случайных факторов (например, время подачи заявки сотрудниками учреждения, количество участников размещения заказа). Сложность состоит ещё и в том, что в состав учреждения могут входить филиалы, а также объекты производственной, социальной, образовательной инфраструктуры учреждения, расположенные в разных городах и районах города. Всё это повышает степень неопределённости при проведении процесса закупок, которая усложняет принятие управленческих решений. Для принятия эффективных управленческих решений руководителями любого уровня необходима система показателей, с помощью которой можно отслеживать динамику выполнения процесса и достижение поставленных целей. Для процесса закупки для нужд учреждения (университета) была разработана система целевых показателей на основе требований заинтересованных сторон. Данная система показателей используется для мониторинга процесса и его улучшения [5; 6].
Для управления процессом «Закупки для нужд учреждения» была разработана система моделей, помогающая принимать решения на этапах:
· принятия решения о способе размещения заказа;
· формирования плана-графика размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг;
· исполнения плана-графика.
Модели построены с учётом законодательства Российской Федерации в сфере государственных закупок товаров, работ и услуг. Исходной информацией для моделирования процесса управления закупками для нужд учреждения являются данные:
· с официального сайта государственных закупок http://zakupki.gov.ru/:
- единого реестра государственных и муниципальных контрактов;
- реестра опубликованных заказов;
· информация из плана ФХД учреждения (на текущий год);
· заявки от структурных подразделений учреждения;
· количество сотрудников отдела закупок;
· время, необходимое на каждую процедуру.
1. Модель исполнения плана закупок товаров, работ и услуг для нужд учреждения
Систему исполнения плана закупок товаров, работ и услуг для нужд учреждения можно представить в виде следующей модели:
где:
Rпл – расходы на закупки по плану – это расходы, которые связаны с непосредственной деятельностью учреждения, проходящие процедуру 94-ФЗ;
SSAO, SSAЭ, SSЗК , SSОК, SSЕП – расходы на закупки через открытый аукцион, через открытый аукцион в электронной форме, путем проведения запроса котировок, через открытый конкурс, на закупки у единственного поставщика соответственно;
FФХП – фактическое исполнение плана ФХД;
Sзпл – сумма по всем имеющихся заявкам в плане-графике на год;
KФХП – кассовое исполнение плана ФХД;
Tиз – дата последней оплаты по данной заявке;
D – последний расчётный день в году.
При формировании плана-графика размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также при проведении закупок для нужд учреждения в течение года в соответствии с этой системой необходимо подготовить и выполнить план ФХД в части расходов на закупки. При этом необходимо учитывать три типа ограничений:
· ограничение по фактическому исполнению плана ФХД;
· ограничение по кассовому исполнению плана ФХД;
· ограничение по дате последней оплаты по данной заявке.
Для мониторинга исполнения плана ФХД в части расходов на закупки необходимо иметь оперативную информацию с официального сайта государственных закупок:
· раздел «Единый реестр государственных и муниципальных контрактов», поля:
- вид размещения заказа;
- сумма контракта;
- дата исполнения контракта;
· план-график размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг;
· расходы на закупки из плана ФХД.
Для выборки данных с сайта государственных закупок были использованы электронные таблицы Excel с применением VBA (Visual Basic Application).
2. Модель для определения загруженности сотрудников отдела закупок
При составлении плана-графика размещения заказов на поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг для нужд учреждения предлагается оптимизировать его по времени, затрачиваемому на подготовку и проведение всех видов размещения заказа.
где:
Тз – временные затраты на организацию и проведение процедур размещения заказа;
КAO – количество открытых аукционов;
tAO – время, потраченное на подготовку документов и проведение открытых аукционов;
KAЭ, tAЭ, KЗК, t ЗК, KОК, tОК, KЕП, tЕП – количество и время, потраченное на подготовку документов и проведение открытых аукционов в электронной форме, запроса котировок, открытых конкурсов, закупок у единственного поставщика, соответственно.
Крд – количество рабочих дней в календарном году;
Dзд – дата заключения договора;
Dнпт – дата начала поставки товара, выполнения работ, оказания услуг;
Кччд – количество человеко-часов для размещения заказа в день;
Кчо – количество сотрудников в отделе закупок;
К – от 2 до 6 часов (время, непосредственно потраченное на размещение заказов) в зависимости от функций сотрудников и задач отдела.
Исходной информацией для определения загрузки сотрудников отдела закупок является:
· количество сотрудников структурного подразделения учреждения, занимающегося закупками (отдел закупок);
· время, необходимое на каждую процедуру;
· количество открытых аукционов, открытых аукционов в электронной форме, запроса котировок, открытых конкурсов, закупок у единственного поставщика (из плана-графика).
Ограничениями в данной модели являются: количество рабочих дней в календарном году, дата заключения договора и дата начала поставки.
3. Модель принятия решения о способе размещения заказа
Все потребности учреждения в товарах, работах и услугах, оформленные в виде заявок на закупку, должны быть удовлетворены.
где:
З – заявки на закупку товаров, работ и услуг;
ЗАО, ЗAЭ, ЗЗК, ЗОК, ЗЕП – заявки, проведённые через открытый аукцион, открытый аукцион в электронной форме, запрос котировок, открытый конкурс, у единственного поставщика, соответственно.
Зот – заявки по одноимённым товарам, работам, услугам (в квартал);
Зк – заявки по котировкам (в квартал);
Q – предмет заявки, размещаемой открытым конкурсом;
V – перечень предметов товаров, работ, услуг, размещаемых обязательно процедурой проведения открытого аукциона в электронной форме.
Ограничением в данной модели выступают требования законодательства Российской Федерации в сфере государственных закупок товаров, работ и услуг:
· ограничения по сумме в квартал на закупки по одноимённым товарам;
· ограничения по сумме в квартал на закупки по котировкам;
· ограничения по предмету заявки, размещаемой открытым конкурсом.
Исходной информацией для принятия решения о способе размещения заказа являются данные из заявки от структурного подразделения, прошедшей все процедуры согласования:
· номер группы (номенклатурный код группы);
· ориентировочный срок поставки товара, выполнения работ, оказания услуг;
· общая стоимость товаров, работ, услуг.
На рис. 2 представлена модель системы управления закупками товаров, работ и услуг для нужд учреждения.
Рис. 2. Модель системы управления закупками для нужд учреждения (университета).
Результатом принятия решения о способе размещения заказа по заявкам, поданным в отдел закупок, является примерный план-график, который можно откорректировать по результатам общей загруженности сотрудников отдела закупок на текущий год. Для построения плана-графика размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг также необходима информация о продолжительности проведения закупок различными способами размещения заказа, которая регламентируется законодательством Российской Федерации в сфере размещения заказа [7]. Для расчёта загрузки сотрудников отдела закупок используется время, необходимое на все процедуры, связанные с организацией и проведением закупок различными способами размещения.
С помощью модели исполнения плана закупок руководители структурных подразделений и владелец процесса (во ВГУЭС это – начальник отдела закупок, начальник управления экономики и планирования, проректор по экономике и финансам) могут проводить мониторинг процесса закупок для нужд учреждения. Для своевременного принятия решений необходима оперативная информация: как внутренняя, так и внешняя (официальный сайт Российской Федерации для размещения заказов – zakupki.gov.ru). Для получения оперативной информации необходима автоматизация процесса «Закупки для нужд учреждения» [2].
Разработанные модели прошли апробацию своей функциональности с использованием имитационного подхода на базе ФГБОУ ВПО «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса». Применение имитационного моделирования ведёт к повышению обоснованности принимаемых решений и уменьшению риска от их реализации. Моделирование проводилось с помощью пакета MS Excel.
Заключение. Модель принятия решений и модель для определения загруженности сотрудников может использоваться начальником отдела закупок при составлении плана-графика размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг и при дальнейшей корректировке этого плана, с учётом загруженности своих сотрудников. Модель исполнения плана закупок предназначена для контроля исполнения плана ФХД в части расходов на закупки, т.е. эта модель предназначена для начальника управления экономики и финансов и проректора по экономике и финансам.
Для повышения эффективности принятия управленческих решений руководителю (владельцу процесса) необходима оперативная информация о ходе процесса, для этого необходима полная автоматизация процесса, начиная с формирования заявки на поставку товаров, работ и услуг для нужд учреждения и заканчивая исполнением договора, заключенного по данной заявке.
Рецензенты:
Черная Ирина Петровна, доктор экономических наук, профессор кафедры инновационно-образовательного менеджмента ФГБОУ ВПО «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса», г. Владивосток.
Солодухин Константин Сергеевич, д.э.н., профессор кафедры математики и моделирования, заведующий лабораторией стратегического планирования ФГБОУ ВПО «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса» (ВГУЭС), г. Владивосток.