Электронный научный журнал
Современные проблемы науки и образования
ISSN 2070-7428
"Перечень" ВАК
ИФ РИНЦ = 0,791

УПРАВЛЕНИЕ СИСТЕМОЙ ЗАКУПОК ТОВАРОВ, РАБОТ И УСЛУГ ДЛЯ НУЖД БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ НА ОСНОВЕ ИМИТАЦИОННОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ

Кийкова Е.В. 1
1 ФГБОУ ВПО «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса»
В статье представлена система моделей для принятия управленческих решений по процессу закупок товаров, работ и услуг для нужд бюджетного образовательного учреждения. Система моделей построена с учётом законодательства Российской Федерации в сфере государственных закупок товаров, работ и услуг бюджетными учреждениями. Данная система предназначена для принятия управленческих решений на этапах: принятия решения о способе размещения заказа; формирования плана-графика размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг; исполнения плана-графика. Показана роль плана закупок при формировании и исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) бюджетного учреждения. Исходной информацией для моделирования процесса управления закупками для нужд учреждения являются данные: с официального сайта Российской Федерации для размещения заказов http://zakupki.gov.ru; план ФХД учреждения; заявки от структурных подразделений; количество сотрудников отдела закупок; время, необходимое на каждую процедуру.
модель системы управления закупками для нужд бюджетного образовательного учреждения.
процесс закупок
план финансово-хозяйственной деятельности
план закупок
план-график размещения заказа
1. Арыкова И.А., Арыкова К.М. Предоставление субсидий на финансовое обеспечение государственного задания и отражение в бухгалтерском учёте бюджетных учреждений // Вестник Алтайского государственного аграрного университета. – 2011. – № 9. – Т. 83. – С. 88-92.
2. Кийкова Е.В. Совершенствование деятельности обеспечивающих подсистем вуза на базе информационных технологий // Сборник научных трудов Sworld по материалам международной научно-практической конференции. – 2012. – № 4. – Т. 31. – С. 29-32.
3. Кийкова Е.В., Чабан С.А. Роль плана закупок размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд вуза, в бюджетной системе Российской Федерации // Сборник научных трудов Sworld по материалам международной научно-практической конференции. – 2012. – № 4. – Т. 32. – С. 90-98.
4. Лапушинская Г.К. Формирование плана финансово-хозяйственной деятельности образовательного учреждения // Нормативные документы образовательного учреждения : всероссийский отраслевой интернет-журнал. – 2012. – № 6. – URL: http://www.menobr.ru/materials/34/29448/ (дата обращения: 03.01.2013).
5. Малышева Л.А., Овсянникова Г.Л., Кийкова Е.В. Повышение эффективности процесса закупок в вузе на основе системы показателей // Университетское управление: практика и анализ. – 2012. – № 4. – С. 93-100.
6. Овсянникова Г.Л., Кийкова Е.В. Организационное моделирование процесса управления закупками для нужд университета // Университетское управление: практика и анализ. – 2012. – № 5. – С. 96-105.
7. О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд : Федеральный закон Российской Федерации от 21 июля 2005 г. N 94-ФЗ.

В соответствии с Федеральным законом № 83-ФЗ от 08.05.2010 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений» (далее – 83-ФЗ) изменён порядок финансового обеспечения бюджетных учреждений на выполнение государственного задания – бюджетным учреждениям (далее – учреждениям) выделяются субсидии. Теперь вместо сметы доходов и расходов учреждение составляет план финансово-хозяйственной деятельности (ФХД), в котором подробно расписываются поступления и выплаты на планируемый период. Этим же 83-ФЗ изменена ответственность руководителя учреждения за не исполнение плана ФХД – вплоть до увольнения. В связи и этим возросли требования к обоснованности и качеству плана ФХД [4]. Переход к планированию финансово-хозяйственной деятельности ведёт к финансово-хозяйственной самостоятельности учреждения и повышению эффективности расходования бюджетных и внебюджетных средств [1]. По мнению авторов [1], «практическая реализация этих предпосылок возможна только при определенных условиях, важнейшим из которых является высокое качество менеджмента и управления финансами».

Расходы на закупки товаров, работ и услуг для нужд учреждения входят составной частью в план ФХД (рис. 1). Для формирования плана ФХД учреждения составляют план закупок, из которого определяется, какие выплаты необходимо сделать для решения его уставных задач. После утверждения плана ФХД у учредителя учреждение исполняет его, используя план закупок и ежегодный план-график размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг (далее – план-график) [3].

 

Рис. 1. Роль плана закупок при формировании и исполнении плана ФХД.

Процесс закупок для нужд учреждения является динамической системой со множеством участников (сотрудники учреждения, поставщики, органы исполнительной власти) и подвержен большому числу случайных факторов (например, время подачи заявки сотрудниками учреждения, количество участников размещения заказа). Сложность состоит ещё и в том, что в состав учреждения могут входить филиалы, а также объекты производственной, социальной, образовательной инфраструктуры учреждения, расположенные в разных городах и районах города. Всё это повышает степень неопределённости при проведении процесса закупок, которая усложняет принятие управленческих решений. Для принятия эффективных управленческих решений руководителями любого уровня необходима система показателей, с помощью которой можно отслеживать динамику выполнения процесса и достижение поставленных целей. Для процесса закупки для нужд учреждения (университета) была разработана система целевых показателей на основе требований заинтересованных сторон. Данная система показателей используется для мониторинга процесса и его улучшения [5; 6].

Для управления процессом «Закупки для нужд учреждения» была разработана система моделей, помогающая принимать решения на этапах:

· принятия решения о способе размещения заказа;

· формирования плана-графика размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг;

· исполнения плана-графика.

Модели построены с учётом законодательства Российской Федерации в сфере государственных закупок товаров, работ и услуг. Исходной информацией для моделирования процесса управления закупками для нужд учреждения являются данные:

· с официального сайта государственных закупок http://zakupki.gov.ru/:

  • единого реестра государственных и муниципальных контрактов;
  • реестра опубликованных заказов;

· информация из плана ФХД учреждения (на текущий год);

· заявки от структурных подразделений учреждения;

· количество сотрудников отдела закупок;

· время, необходимое на каждую процедуру.

1. Модель исполнения плана закупок товаров, работ и услуг для нужд учреждения

Систему исполнения плана закупок товаров, работ и услуг для нужд учреждения можно представить в виде следующей модели:

где:

Rпл – расходы на закупки по плану – это расходы, которые связаны с непосредственной деятельностью учреждения, проходящие процедуру 94-ФЗ;

SSAO, SSAЭ, SSЗК , SSОК, SSЕП – расходы на закупки через открытый аукцион, через открытый аукцион в электронной форме, путем проведения запроса котировок, через открытый конкурс, на закупки у единственного поставщика соответственно;

FФХП – фактическое исполнение плана ФХД;

Sзпл – сумма по всем имеющихся заявкам в плане-графике на год;

KФХП – кассовое исполнение плана ФХД;

Tиз – дата последней оплаты по данной заявке;

D – последний расчётный день в году.

При формировании плана-графика размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также при проведении закупок для нужд учреждения в течение года в соответствии с этой системой необходимо подготовить и выполнить план ФХД в части расходов на закупки. При этом необходимо учитывать три типа ограничений:

· ограничение по фактическому исполнению плана ФХД;

· ограничение по кассовому исполнению плана ФХД;

· ограничение по дате последней оплаты по данной заявке.

Для мониторинга исполнения плана ФХД в части расходов на закупки необходимо иметь оперативную информацию с официального сайта государственных закупок:

· раздел «Единый реестр государственных и муниципальных контрактов», поля:

  • вид размещения заказа;
  • сумма контракта;
  • дата исполнения контракта;

· план-график размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг;

· расходы на закупки из плана ФХД.

Для выборки данных с сайта государственных закупок были использованы электронные таблицы Excel с применением VBA (Visual Basic Application).

2. Модель для определения загруженности сотрудников отдела закупок

При составлении плана-графика размещения заказов на поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг для нужд учреждения предлагается оптимизировать его по времени, затрачиваемому на подготовку и проведение всех видов размещения заказа.

где:

Тз – временные затраты на организацию и проведение процедур размещения заказа;

КAO – количество открытых аукционов;

tAO – время, потраченное на подготовку документов и проведение открытых аукционов;

KAЭ, tAЭ, KЗК, t ЗК, KОК, tОК, KЕП, tЕП – количество и время, потраченное на подготовку документов и проведение открытых аукционов в электронной форме, запроса котировок, открытых конкурсов, закупок у единственного поставщика, соответственно.

Крд – количество рабочих дней в календарном году;

Dзд – дата заключения договора;

Dнпт – дата начала поставки товара, выполнения работ, оказания услуг;

Кччд – количество человеко-часов для размещения заказа в день;

Кчо – количество сотрудников в отделе закупок;

К – от 2 до 6 часов (время, непосредственно потраченное на размещение заказов) в зависимости от функций сотрудников и задач отдела.

Исходной информацией для определения загрузки сотрудников отдела закупок является:

· количество сотрудников структурного подразделения учреждения, занимающегося закупками (отдел закупок);

· время, необходимое на каждую процедуру;

· количество открытых аукционов, открытых аукционов в электронной форме, запроса котировок, открытых конкурсов, закупок у единственного поставщика (из плана-графика).

Ограничениями в данной модели являются: количество рабочих дней в календарном году, дата заключения договора и дата начала поставки.

3. Модель принятия решения о способе размещения заказа

Все потребности учреждения в товарах, работах и услугах, оформленные в виде заявок на закупку, должны быть удовлетворены.

где:

З – заявки на закупку товаров, работ и услуг;

ЗАО, ЗAЭ, ЗЗК, ЗОК, ЗЕП – заявки, проведённые через открытый аукцион, открытый аукцион в электронной форме, запрос котировок, открытый конкурс, у единственного поставщика, соответственно.

Зот – заявки по одноимённым товарам, работам, услугам (в квартал);

Зк – заявки по котировкам (в квартал);

Q – предмет заявки, размещаемой открытым конкурсом;

V – перечень предметов товаров, работ, услуг, размещаемых обязательно процедурой проведения открытого аукциона в электронной форме.

Ограничением в данной модели выступают требования законодательства Российской Федерации в сфере государственных закупок товаров, работ и услуг:

· ограничения по сумме в квартал на закупки по одноимённым товарам;

· ограничения по сумме в квартал на закупки по котировкам;

· ограничения по предмету заявки, размещаемой открытым конкурсом.

Исходной информацией для принятия решения о способе размещения заказа являются данные из заявки от структурного подразделения, прошедшей все процедуры согласования:

· номер группы (номенклатурный код группы);

· ориентировочный срок поставки товара, выполнения работ, оказания услуг;

· общая стоимость товаров, работ, услуг.

На рис. 2 представлена модель системы управления закупками товаров, работ и услуг для нужд учреждения.

 

Рис. 2. Модель системы управления закупками для нужд учреждения (университета).

Результатом принятия решения о способе размещения заказа по заявкам, поданным в отдел закупок, является примерный план-график, который можно откорректировать по результатам общей загруженности сотрудников отдела закупок на текущий год. Для построения плана-графика размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг также необходима информация о продолжительности проведения закупок различными способами размещения заказа, которая регламентируется законодательством Российской Федерации в сфере размещения заказа [7]. Для расчёта загрузки сотрудников отдела закупок используется время, необходимое на все процедуры, связанные с организацией и проведением закупок различными способами размещения.

С помощью модели исполнения плана закупок руководители структурных подразделений и владелец процесса (во ВГУЭС это – начальник отдела закупок, начальник управления экономики и планирования, проректор по экономике и финансам) могут проводить мониторинг процесса закупок для нужд учреждения. Для своевременного принятия решений необходима оперативная информация: как внутренняя, так и внешняя (официальный сайт Российской Федерации для размещения заказов – zakupki.gov.ru). Для получения оперативной информации необходима автоматизация процесса «Закупки для нужд учреждения» [2].

Разработанные модели прошли апробацию своей функциональности с использованием имитационного подхода на базе ФГБОУ ВПО «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса». Применение имитационного моделирования ведёт к повышению обоснованности принимаемых решений и уменьшению риска от их реализации. Моделирование проводилось с помощью пакета MS Excel.

Заключение. Модель принятия решений и модель для определения загруженности сотрудников может использоваться начальником отдела закупок при составлении плана-графика размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг и при дальнейшей корректировке этого плана, с учётом загруженности своих сотрудников. Модель исполнения плана закупок предназначена для контроля исполнения плана ФХД в части расходов на закупки, т.е. эта модель предназначена для начальника управления экономики и финансов и проректора по экономике и финансам.

Для повышения эффективности принятия управленческих решений руководителю (владельцу процесса) необходима оперативная информация о ходе процесса, для этого необходима полная автоматизация процесса, начиная с формирования заявки на поставку товаров, работ и услуг для нужд учреждения и заканчивая исполнением договора, заключенного по данной заявке.

Рецензенты:

Черная Ирина Петровна, доктор экономических наук, профессор кафедры инновационно-образовательного менеджмента ФГБОУ ВПО «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса», г. Владивосток.

Солодухин Константин Сергеевич, д.э.н., профессор кафедры математики и моделирования, заведующий лабораторией стратегического планирования ФГБОУ ВПО «Владивостокский государственный университет экономики и сервиса» (ВГУЭС), г. Владивосток.


Библиографическая ссылка

Кийкова Е.В. УПРАВЛЕНИЕ СИСТЕМОЙ ЗАКУПОК ТОВАРОВ, РАБОТ И УСЛУГ ДЛЯ НУЖД БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ НА ОСНОВЕ ИМИТАЦИОННОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ // Современные проблемы науки и образования. – 2013. – № 1.;
URL: http://science-education.ru/ru/article/view?id=8370 (дата обращения: 09.12.2019).

Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»
(Высокий импакт-фактор РИНЦ, тематика журналов охватывает все научные направления)

«Фундаментальные исследования» список ВАК ИФ РИНЦ = 1.074