Электронный документооборот — это реалия современного делового мира. Эффективность управления электронными документами во многом определяет успешность бизнеса. В свою очередь, для повышения эффективности управления электронными документами в современных условиях динамично изменяющегося рынка необходимо проводить мониторинг бизнес-процессов и своевременно оптимизировать документооборот предприятия.
Процедуры проектирования и оптимизации электронного документооборота организации должны основываться на моделировании маршрутов движения документов. Последнюю задачу предлагается решить с помощью исследования ключевых слов [1]. Оно заключается в сопоставлении наборов ключевых слов, содержащихся в документах и/или описывающих фактически исполняемые должностные обязанности конкретного сотрудника, представленные в положениях о подразделениях, должностных регламентах или инструкциях сотрудников и др. [2]. В случае отсутствия нормативных документов необходимо детальное обследование организации с целью выявления существующих бизнес-процессов и порождаемых ими документопотоков.
«Рутинные» операции лингвистического анализа текстов, выполняемые вручную, являются источником значительного количества ошибок и неточностей и делают сам процесса анализа документов очень сложным и длительным. Поэтому необходимым условием успешного аудита локальной нормативной базы деятельности организации является наличие программных средств, позволяющих автоматизировать процесс анализа текстов документов [3].
В данной статье предлагается методика анализа текстов документов, являющаяся основой автоматизированной информационной системы аудита нормативных документов организации. Цель анализа — проверка соответствия положений, закрепленных в действующих нормативных документах, реальной ситуации, сложившейся в организации, например в связи с внедрением системы электронного документооборота. Исходными данными служат тексты нормативных документов и/или результаты обследования организации, а также описание предметной области деятельности организации и сферы делопроизводства в виде семантической сети понятий [1; 5].
Для анализа текстов документов с помощью предлагаемой методики необходимы следующие словари.
1. Словарь неинформативных лексических единиц. Сюда входят союзы, предлоги, артикли и т.д. и общеупотребительные термины. Например, предлоги «по», «в», «из» и пр.
2. Словарь существительных, обозначающих виды деятельности. Например, «работа», «подготовка», «управление», «обеспечение», «организация» и пр.
3. Словарь устойчивых словосочетаний. Под этим термином понимается устойчивая конструкция из нескольких последовательно расположенных слов, имеющая определённый смысл только в рамках этой конструкции. Многие названия документов будут включены в этот словарь. Например, «должностная инструкция», «административный регламент», «пояснительная записка» и др. В словаре для каждого термина указывается часть речи основного слова.
4. Словарь замены синонимов на дескрипторы. Здесь дескриптор — это единый термин, объединяющий различные описания одного и того же объекта. Например, синонимы «структурное подразделение организации», «структурное подразделение» или просто «подразделение» всегда заменяются единым дескриптором «структурное подразделение»; а «документационное обеспечение управления» и «ДОУ» — дескриптором «ДОУ».
Процедура анализа включает два последовательных этапа: исследовательский и аналитический.
Целью исследовательского этапа является
выделение в рассматриваемом тексте основных лингвистических конструкций и
определение в них действующих субъектов, выполняемых ими действий, объектов, на
которые направлены действия, а также свойств субъектов, объектов и действий. Исследовательский
этап методики включает
следующие шаги.
1. Подготовка текста: из текста необходимо исключить маркировку списков, проверить орфографию и пунктуацию и др.
2. Построение последовательного списка слов текста документа, с сохранением пунктуации предложений.
3. Определение грамматических и морфологических признаков слов (часть речи, число, время, род и др.).
4. Приведение слов к словарной форме.
5. Выявление устойчивых словосочетаний. Для этого предлагается проводить последовательное сравнение множества слов, выделенных в результате анализа текста с записями словаря устойчивых словосочетаний.
6. Выявление имён существительных, обозначающих виды деятельности, путём сравнения полученных результатов с данными словаря видов деятельности.
7. Составление неделимых конструкций из последовательностей слов и словосочетаний с сохранением порядка их следования в тексте. Неделимыми считаются устойчивые обороты речи, которые имеют смысл в контексте данного документа и характеризуют объекты и субъекты предметной области, а также виды деятельности, связывающие их. Цель данного шага - выявление элементов структуры текста в их взаимосвязи с информационным тезаурусом исследуемой области для дальнейшего семантического анализа текста.
Предлагается выделять следующие конструкции текста: S, S+S, A+S; V; Sp, Sp+Sp, A+Sp+Sp; PR+S, PR+Sp; где S ― имя существительное, Sp ― существительное из словаря видов деятельности, A ― прилагательное, V ― глагол, PR ― предлог.
8. Замена синонимов на дескрипторы.
9. Отнесение элементов преобразованного текста к одной из следующих категорий, представленных в таблице 1.
Таблица 1 ― Соответствие категорий ключевых слов конструкциям текста
|
Категория |
Конструкция текста |
Категория |
Конструкция текста |
|
Субъект |
S; S+S; A+S |
Объект |
S; S+S; A+S |
|
Роль |
V |
Свойство |
PR+S; PR+Sp |
|
Вид деятельности |
Sp; Sp+Sp; A+Sp |
Полученные элементы текста далее назовём ключевыми словами документа.
Рассмотрим пример реализации исследовательского этапа анализа фрагмента текста должностной инструкции главного бухгалтера: «Главный бухгалтер обеспечивает контроль за соблюдением порядка оформления первичных учётных документов» (таблица 2).
Таблица 2
― Реализация исследовательского этапа анализа фрагмента текста
должностной инструкции главного бухгалтера
|
Последовательный список слов, приведённых к нормальной форме |
Список слов с учётом устойчивых словосочетаний и синонимов |
Морфологические признаки с учётом существительных, содержащих виды деятельности |
Категоризация |
|
Главный |
Главный бухгалтер |
S |
Субъект |
|
Бухгалтер |
|||
|
Обеспечивать |
Обеспечивать |
V |
Роль |
|
Контроль |
Контроль |
Sp |
Вид деятельности |
|
За |
За |
PR |
Свойство вида деятельности |
|
Соблюдение |
Соблюдение |
Sp |
|
|
Порядок |
Порядок |
S |
Объект |
|
Оформление |
Оформление |
S |
|
|
Первичный |
Первичный учётный документ |
S |
|
|
Учётный |
|||
|
Документ |
Результаты проведённого исследования текста приведены в таблице 3.
Таблица 3 ― Результат исследования фрагмента текста должностной инструкции главного бухгалтера
|
Документ |
Субъект |
Роль |
Вид деятельности |
Свойство вида деятельности |
Объект |
|
Должностная инструкция |
Главный бухгалтер |
Обеспечивать |
Контроль |
За соблюдением |
Порядок оформления первичных учётных документов |
Полученные результаты являются исходными данными для второго (аналитического) этапа методики анализа текстов документов, целью которой является формулирование рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов и электронных документопотоков.
Для анализа применяются операции над множествами (объединение, пересечение, вычитание). В качестве элементов множеств рассматриваются ключевые слова различных документов и/или ключевые слова, полученные по результатам обследования предметной области и отнесённые к категориям «субъект», «объект», «роль», «вид деятельности».
Анализу могут подвергаться: документы системы менеджмента качества организации; инструкции (в том числе должностные); положения о структурных подразделениях; документы, образовавшиеся в оперативной деятельности организации. Сравнение ключевых слов документов позволяет найти:
· общие вопросы, рассматриваемые несколькими субъектами (должностными лицами);
· вопросы, рассматриваемые одним субъектом, но не рассматриваемые другим;
· вопросы, не рассматриваемые ни одним из субъектов.
Отдельную проблему составляет интерпретация полученных результатов и выработка рекомендаций по улучшению сложившейся ситуации. Для снижения зависимости от уровня квалификации пользователя предлагается разработка комплекса стандартных автоматизированных процедур анализа полученных результатов, основными из которых являются:
· анализ полноты состава документов, сопровождающих выполнение бизнес-процесса;
· проверка наличия дублирования работ, выполняемых должностными лицами;
· выявление недокументируемых участков деятельности структурных подразделений;
· проверка актуальности содержания нормативных документов, регламентирующих основные бизнес-процессы и делопроизводство.
Перечисленные процедуры предполагают попарное сравнение интересующих пользователя документов и дополняются наборами рекомендаций по устранению выявляемых проблем.
На рисунке 1 представлены разновидности ситуаций, возникающих при сопоставлении ключевых слов распорядительного документа, например приказа, и должностных инструкций сотрудников, участвующих в согласовании документа.
Таблица 4 ― Примеры ситуаций, возникающих при сопоставлении ключевых слов распорядительного документа и должностных инструкций сотрудников, участвующих в его согласовании
|
№ п/п |
Описание ситуации |
Графическая иллюстрация |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
,
причём 
В таблице использованы следующие обозначения:
· 
―
множества ключевых слов распорядительного документа и должностной
инструкции сотрудника соответственно;
· 
― множества ключевых слов должностных
инструкций первого и второго сотрудников соответственно.
Очевидно, что ситуации 1 и 2 предполагают однозначное решение: в случае 1 сотрудник не должен принимать участие в согласовании документа; в случае 2 каждый из участвующих сотрудников отвечает за свой участок работы, и процесс оформления документа является корректным. В ситуациях 3-5 в принятии решения о маршруте оформления документа должен участвовать эксперт.
Указанная задача имеет смысловой характер, не является структурированной, и поэтому для её решения могут быть использованы модели и методы представления знаний и логического вывода, применяемые при создании интеллектуальных систем [4]. Автоматизация формирования логических выводов позволяет уменьшить требования к квалификации специалистов, выполняющих аудит внутренних нормативных документов или анализ документооборота организации, а также снизить временные затраты на выполнение этой работы. Для ситуации 3 (таблица 4) фрагмент сети продукций приведён в таблице 5.
Таблица 5 ― Фрагмент сети продукций для формулирования рекомендаций
|
Семантические утверждения |
Статус утверждения |
Графическая интерпретация |
|
|
Факт |
|
|
Факт |
|
|
Факт |
|
|
Рекомендация |
|
|
Рекомендация |
Узлами сети продукций являются семантические утверждения, которые представляют собой предложения естественного языка, фиксирующие некоторые факты или действия [4].
Предложенная методика анализа текстов документов позволяет не только привести внутренние нормативные документы в соответствие с реальным распределением функциональных обязанностей между сотрудниками организации, но и оптимизировать документопотоки и бизнес-процессы, что способствует повышению эффективности функционирования организации в целом. Применение методики обеспечивает возможность:
· уменьшения общего времени аудита нормативных документов за счет автоматизации выполнения рутинных операций по сопоставлению текстов документов;
· снижения требований к уровню квалификации должностного лица, выполняющего анализ документооборота организации;
· поддержания актуальности нормативных документов путём их периодического аудита;
· повышения эффективности электронного документооборота и бизнес-процессов организации в целом за счёт оптимизации состава и содержания документов, а также маршрутов их прохождения.
Таким образом, исследование ключевых слов с помощью предложенной методики является эффективным инструментом управления электронными документами организации.
Рецензенты:Фионова Л.Р., д.т.н., профессор, декан факультета вычислительной техники, заведующая кафедрой «Информационное обеспечение управления и производства» ФГБОУ ВПО «Пензенский государственный университет», г. Пенза.
Косников Ю.Н., д.т.н., профессор, заведующий кафедрой «Информационно-вычислительные системы» ФГБОУ ВПО «Пензенский государственный университет», г. Пенза.