Scientific journal
Modern problems of science and education
ISSN 2070-7428
"Перечень" ВАК
ИФ РИНЦ = 0,940

DEVELOPMENT ACCOUNTING REGISTER FOR TRADE FIRM

Frolova N.A. 1 Frolova M.M. 2
1 Ltd. «Termopark-Volga»
2 The State Educational University of Higher Professional Education "Nizhny Novgorod State Technical University n.a. R.E. Alekseev"
Changes to accounting legislation now allow businesses to independently develop and approve accounting registers, the use of standardized forms becomes mandatory. The article presents the results of the authors to develop an accounting register for the trade firm, in accordance with regulatory requirements. Register is designed based on the report "Turnover accounts" of computer program "1C: Accounting 8.3" to meet the needs of the organization. Designed by the authors ledger is more informative, it contains the full analysis of the information reflects the economic life and includes all the necessary details. Using this registry will reduce the company´s workflow, replacing such reports as analytical account card and turnover balance sheet and will increase the speed of reporting.
accounting registers
accounting forms
synthetic and analytical accounting
reporting

Редакция нового закона «О бухгалтерском учете», принятого в 2011 году, внесла существенные изменения в методику организации и ведения бухгалтерского учета для коммерческих предприятий. В частности, был расширен перечень экономических субъектов, на которые распространяется действие закона; изменен реестр объектов бухгалтерского учета (введено понятие «актив» вместо «имущество», добавлены доходы и расходы, источники финансирования деятельности компании); хозяйственные операции заменены на факты хозяйственной жизни; закреплена возможность негосударственного регулирования бухгалтерского учета; а также введены такие новые понятия, как рекомендации в области бухгалтерского учета и стандарты экономического субъекта. Введение стандартов экономического субъекта фактически означает, что предприятия могут самостоятельно разрабатывать отдельные стандарты бухгалтерского учета исходя из вида деятельности и условий ведения бизнеса. В данной статье будут рассмотрены вопросы формирования регистров бухгалтерского учета на примере предприятия торговой сферы в условиях действия нового закона о бухгалтерском учете.

Согласно закону о бухгалтерском учете [1] данные, содержащиеся в первичных учетных документах, должны находить своевременное отражение в регистрах бухгалтерского учета. Совокупность всех бухгалтерских регистров, используемых организацией с установленным порядком и способом их заполнения, определяет форму бухгалтерского учета. Предприятия самостоятельно выбирают и закрепляют в учетной политике форму бухгалтерского учета исходя из специфики деятельности, масштаба, организационной структуры и степени автоматизации ведения учетного процесса. Наиболее распространенными являются мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенная формы ведения бухгалтерского учета.

Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета основана на использовании специальных документов бухгалтерского оформления – мемориальных ордеров, в которых содержится указание о записи хозяйственной операции на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Мемориальные ордера составляются на основании первичных учетных документов и фиксируются в регистрационном журнале в хронологической последовательности. Указание корреспонденции счетов в мемориальных ордерах по регистрируемой операции позволяет упорядочить записи в синтетическом учете. После регистрации мемориальные ордера используются для записи операций в главной книге, которая служит основой для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Проверка правильности аналитического и синтетического учета производится путем составления оборотной ведомости по счетам аналитического учета и сверки их итогов с соответствующими суммами оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета предусматривает систематизацию учетных данных в специальных регистрах – журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту счетов бухгалтерского учета и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов. В основу журнально-ордерной формы учета положен принцип накапливания и систематизации данных первичных документов в специальных регистрах в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Итоговые данные журналов-ордеров по окончании месяца переносятся в главную книгу, на основе которой и составляется бухгалтерский баланс.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета предусматривает организацию учетного процесса с помощью бухгалтерской компьютерной программы, что дает возможность проводить большое число различных операций, организовать многоуровневый аналитический и синтетический учет, работать с несколькими планами счетов и базами данных.

Упрощенная форма бухгалтерского учета разработана для субъектов малого предпринимательства, т.е. для организаций, средняя численность работников которых не превышает 100 человек, а объем выручки (без учета НДС) за предшествующий календарный год – 400 млн руб. Согласно «Рекомендациям для субъектов малого предпринимательства по применению упрощенных способов ведения бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности», предложенных НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» и одобренных экспертной группой Министерства финансов РФ по вопросам ведения бухгалтерского учета и отчетности субъектов малого предпринимательства, возможны две формы упрощенного бухгалтерского учета – полная и сокращенная. При полной форме учет ведется посредством двойной записи с использованием ряда регистров бухгалтерского учета активов таких, как ведомость учета основных средств и амортизации, ведомость учета продаж, ведомость учета расчетов с поставщиками, сводная ведомость (шахматная) и др. При сокращенной форме учет ведется также посредством двойной записи в специальной книге учета фактов хозяйственной жизни, которая представляет собой комбинированный бухгалтерский регистр, отражающий все хозяйственные операции в разрезе активов, обязательств, капитала, доходов и расходов, и позволяющий на основе этой информации составлять упрощенную финансовую отчетность, отвечающую предъявляемым к ней требованиям [4].

В период действия предыдущего закона о бухгалтерском учете организация, выбирая одну из представленных форм бухгалтерского учета, обязалась применять утвержденные законодательно формы регистров (книги, журналы, отдельные листы, карточки и проч.) для накопления и систематизации информации, зафиксированной в документах первичного бухгалтерского учета. В настоящее время экономические субъекты, кроме государственных, имеют право самостоятельно разрабатывать формы документов – регистров бухгалтерского учета. Кроме того, начиная с 2013 года организации наряду с унифицированными формами первичных учетных документов могут использовать самостоятельно созданные формы. Указанные документы разрабатываются уполномоченным на ведение бухгалтерского учета лицом и утверждаются руководителем организации.

Таким образом, применение перечисленных выше форм бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством становится не обязательным, а совокупность используемых ранее в безусловном порядке регистров может быть заменена, по усмотрению организации, на самостоятельно разработанные формы документов при условии соблюдения нормативных требований. Остановимся подробнее на этих требованиях.

Во-первых, регистр бухгалтерского учета должен содержать название самого документа, дату составления, наименование экономического субъекта, в отношении которого ведется регистр бухгалтерского учета. Во-вторых, необходимо указать должность лиц, ответственных за формирование документа и удостоверяющих указанные данные своей подписью. В-третьих, в отношении представления информации о фактах хозяйственной жизни должны соблюдаться условия хронологической и систематической группировки объектов бухгалтерского учета в регистре. В документах бухгалтерской отчетности должно отражаться фактическое состояние определенных счетов бухгалтерского учета на начало и окончание подотчетного периода. В-четвертых, в регистрах должна найти отражение величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с обязательным указанием на принятую единицу измерения. Если для целей аналитического учета объект отражается в натуральных единицах измерения, то в регистры дополнительно вносится информация о стоимостном выражении единицы объекта учета, количестве самих единиц измерения, а также расчет итоговой денежной величины конкретной хозяйственной операции экономического субъекта путем умножения стоимостного выражения цены за единицу объекта на количество единиц измерения [2].

Необходимо отметить, что если раньше в регистры вносились только сведения о хозяйственных операциях, произошедших в организации за определенный период времени, в соответствии с новыми требованиями необходимо отражать всю информацию, о которой составляются документы первичного бухгалтерского учета.

С развитием отрасли информационных технологий большинство компаний в настоящее время для ведения бухгалтерского учета используют лицензированные компьютерные программы. На российском рынке представлены различные программные продукты – Галактика, Парус, SAP, Microsoft Dynamics Axapta (Navision) и др., но наиболее распространенной является программа «1С: Бухгалтерия» («1С: Предприятие»).

Рассмотрим процесс формирования регистра бухгалтерского учета для коммерческой организации торговой сферы с помощью возможностей программы «1С: Бухгалтерия 8.3». Изначально организацией была выбрана журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, которая требовала ежемесячного составления следующих документов:

- журнал-ордер по синтетическому счету;

- карточка аналитического учета по синтетическим счетам;

- оборотно-сальдовая ведомость по аналитическому счету;

- оборотно-сальдовая ведомость по синтетическим счетам;

- главная книга.

На основании главной книги составлялся бухгалтерский баланс.

С упразднением обязательных форм учетных регистров, появилась возможность использовать иные формы документов, в наибольшей степени отвечающие потребностям организации. На рис.1 представлен пример регистра «Обороты счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», который разработан компанией «1С: Бухгалтерия» и доступен в базовой версии программы. На рисунке приведен фрагмент отчета, сформированный по двум покупателям, итоговые обороты включают в себя значения по всем контрагентам ООО «Термопарк-Волга».

Рис.1. Обороты счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (исходный вариант)

Представленный на рис.1 документ сформирован с помощью встроенных функций лицензионной программы «1С: Бухгалтерия» версия 8.3. и включает наименование документа «обороты счета»; период, за который составлен документ; наименование экономического субъекта – ООО «Термопарк-Волга». В регистре представлена информация о хозяйственных операциях (реализация товаров) в хронологической последовательности по однородной совокупности объектов (покупателей). Однако отчет не содержит ряд реквизитов, предусмотренных законом о бухгалтерском учете в качестве обязательных, таких как наименование валюты расчетов, информация о лице, ответственном за составление документа. Также нарушено требование представления в отчете полной информации о факте хозяйственной жизни – при отражении операции в качестве номера первичного учетного документа указывается порядковый номер этой операции в журнале регистрации. В случае если организация применяет для нумерации комбинацию букв и цифр, составленный таким образом регистр не позволит получить актуальную информацию о первичном документе, на основании которого отражена операция. Кроме того, описываемые обороты счета не раскрывают аналитическую информацию по корреспондирующим счетам, что означает необходимость дополнительно вести и распечатывать карточки аналитического учета по счету.

Таким образом, созданный регистр не соответствует требованиям, предъявляемым законодательством, и требует доработки. На рисунке 2 представим усовершенствованный регистр, созданный с учетом замечаний, приведенных выше. По-прежнему представлен только фрагмент отчета, сформированный по двум клиентам, итоговые обороты включают в себя значения по всем контрагентам ООО «Термопарк-Волга».

Рис. 2. Обороты счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (усовершенствованный вариант)

Отчет «обороты счета», представленный на рисунке 2, дополнен наименованием валюты с указанием принятой единицы измерения (руб. коп.), содержит информацию об ответственном лице (главный бухгалтер предприятия), представляет полную информацию о первичном учетном документе, на основании которого отражается факт хозяйственной жизни. Таким образом, разработанный нами регистр соответствует всем требованиям, предъявляемым к регистрам бухгалтерского учета, и позволяет обобщить все факты хозяйственной жизни предприятия за анализируемый период в одном документе.

Необходимо отметить, что разработанный регистр позволяет заменить ряд документов – карточку аналитического счета, оборотно-сальдовую ведомость по счету и переносить данные непосредственно в главную книгу. В результате процесс составления ежемесячной отчетности можно представить в виде последовательности заполнения следующих документов:

-обороты счета;

- оборотно-сальдовая ведомость по синтетическим счетам;

- главная книга;

- бухгалтерский баланс.

Выводы

1. В настоящее время законодательство о бухгалтерском учете разрешает организациям самостоятельно разрабатывать и утверждать формы учетных регистров и первичных учетных документов при соблюдении установленных требований к их содержанию.

2. Развитие отрасли информационных технологий привело к повсеместному применению автоматизированных систем бухгалтерского учета, наиболее популярной программой на данный момент является «1С: Бухгалтерия».

3. Учетные регистры, разработанные специалистами компании 1С и реализованные в «1С: Бухгалтерия 8.3», не соответствуют нормативным требованиям, предъявляемым к учетным регистрам, и поэтому не могут заменить унифицированных форм, применяемых ранее.

4. Внедрение в документооборот компании разработанного нами регистра позволит значительно уменьшить количество составляемых и распечатываемых документов, сократить время на составление отчетов, снизить затраты бухгалтерской службы и повысить производительность труда бухгалтера.

Рецензенты:

Саксин А.Г., д.э.н., профессор кафедры «Экономики, финансов и статистики» ФГБОУ «Нижегородский государственный архитектурно-строительный университет», г. Нижний Новгород.

Яшина Н.И., д.э.н., профессор, заведующий кафедрой финансов и кредита, ФГОУ ВПО «Нижегородский государственный университет им. Н.И. Лобачевского», г. Нижний Новгород.