В экономической литературе термин «информационная система (ИС)» трактуется как совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать людей надлежащей информацией.
По мнению М.Р. Когаловского, «информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей» [1].
Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» трактует понятие информационной системы: «информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих её обработку информационных технологий и технических средств» [4].
В Концепции развития потребительской кооперации Российской Федерации до 2015 года задача «создания единой информационной системы, позволяющей обеспечить принятие решений по уровням», названа одной из важнейших задач построения системы управления в потребительской кооперации [2, с. 9].
В соответствии с Федеральным законом «О внесении изменений в закон РФ «О потребительской кооперации (потребительских обществах, их союзах) в РФ» «организации потребительской кооперации - это потребительские общества, союзы потребительских обществ, а также учреждения, хозяйственные общества и иные юридические лица, единственными учредителями которых являются потребительские общества или союзы» [5].
В небольших кооперативных организациях (учреждениях, хозяйственных обществах) аналитические работники не имеют возможности выделять какие-либо показатели и рассматривать их в динамике и поэтому не проводят анализ и действуют по интуиции, не опираясь на цифры.
В потребительских обществах, их союзах экономисты располагают колоссальными возможностями анализа, но не всегда пользуются необходимыми инструментами. Как отмечают Кира и Рубен Канаян в статье «Инструменты розничного аналитика», опубликованной в журнале «Управление магазином», «сейчас торговцы имеют в своем распоряжении очень хорошие инструменты - программное обеспечение, позволяющее проводить анализ по многим направлениям. Однако программа - всего лишь инструмент, и им надо уметь пользоваться. Каким бы программным обеспечением и ресурсами персонала для проведения анализа ни обладал магазин, надо эффективно ставить задачи анализа и выбрать наиболее подходящие методы для каждой задачи. Очень важно своевременно диагностировать ситуацию в магазине и решить задачу сегодня, иначе завтра может быть поздно и придется искать более дорогостоящие меры» [3].
В процессе проведения настоящего исследования систематизирована практика информационного обеспечения экономической работы потребительского общества районного уровня (райпо) Чувашской Республики.
Экономическая работа в райпо выполняется специалистами в области учета и отчетности, менеджмента и маркетинга, анализа и планирования, финансов, коммерческих, трудовых и правовых отношений. При этом используются современные компьютерные технологии с программным обеспечением. Экономическую работу осуществляет экономический отдел, функционально представленный экономистами под руководством заместителя председателя правления райпо. Функциями экономического отдела райпо являются:
- подготовка исходных данных для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности (бизнес-планов) райпо в целях обеспечения роста объемов сбыта продукции, товаров, услуг и увеличения прибыли;
- расчет материальных, трудовых, финансовых затрат, необходимых для текущей деятельности и освоения новых видов деловой активности;
- анализ финансово-хозяйственной деятельности районного потребительского общества и его структурных подразделений;
- составление отчетов о деятельности районного потребительского общества;
- прогнозирование и планирование деятельности райпо и др.
В целом экономисты райпо выполняют функции, возложенные на них должностной инструкцией: своевременно и оперативно обрабатывают статистические данные, проводят анализ и планирование хозяйственной деятельности в разрезе отдельных сфер деятельности и предприятий. На основе должностной инструкции работников экономического отдела можно составить алгоритм, отражающий структуру задач и функций работы экономистов райпо.
Требуемые ресурсы:
- оборудование: ПК, стандартное программное обеспечение, принтер, телефон;
- канцелярские принадлежности;
- информационные ресурсы: справочная и методическая литература.
Подчиненность и подотчетность экономистов: начальнику отдела, а он - заместителю председателя правления райпо.
Полномочия:
- вносить на рассмотрение начальника отдела и руководства райпо предложения по совершенствованию экономической деятельности райпо;
- вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних организаций для решения оперативных вопросов хозяйственной деятельности, которые находятся в компетенции экономиста;
- вносить предложения по изменению штатного расписания отдела.
Результаты работы:
- количественные показатели работы: составление всех документов и отчетностей, указанных регламентом райпо в установленные сроки;
- качественные показатели работы: повышение экономической эффективности работы предприятий потребительского общества.
Экономический отдел формирует информацию, востребованную в двух направлениях:
- внутреннее пользование - для принятия управленческих решений руководителями всех уровней и подразделений об обеспечении ресурсами, формировании расходов, возможных источниках доходов и получении прибыли, выполнении социальных задач;
- внешнее пользование - налоговой службой, кредитными учреждениями.
Экономический отдел райпо также занимается ценообразованием, определением порядка стимулирования и оплаты труда, статистическим учетом и отчетностью, анализом и планированием хозяйственной деятельности предприятий, ведет финансовое планирование и контроль за его выполнением и пр. Направлениями планово-аналитической работы является определение показателей объемов деятельности, обеспеченности материально-технической базой, формирования расходов, доходов, финансовых результатов. По итогам проведения анализа экономисты отдела реализуют функцию контроля, что положительно отражается на обеспечении руководства достоверной информацией для принятия соответствующих управленческих решений и оперативного реагирования на изменение состояния факторов внешней среды. По итогам системного анализа на основе документов внутреннего анализа специалист экономического отдела составляет утвержденные российским законодательством формы статистической отчетности для структурных подразделений.
Для обеспечения управляемости деятельностью райпо и сохранения целостности бизнес-процессов экономическая служба находится в тесном взаимодействии с другими функциональными подразделениями: юридический отдел, бухгалтерская служба, торговый отдел. В условиях рынка экономическая информация является одним из важнейших элементов управления деятельностью потребительского общества. Информационное обеспечение с позиции рынка - дело абсолютно новое, поэтому требуется его целенаправленное освоение. При информационном обеспечении потребительского общества устанавливаются состав и структура необходимой информации. При этом выделяют два вида исходной информации: информация, характеризующая все стороны деятельности потребительского общества; информация о состоянии рынка и внешней среды, а также распорядительная, исполнительная, нормативная информация, классификаторы и кодификаторы. Источники сосредоточения массовой и аналитической информации райпо приведены в таблице 1.
Таблица 1
Источники сосредоточения исходной информации райпо
|
Средства массовой информации |
Аналитическая информация |
|
Официальная государственная статистика. Отраслевые журналы. Периодические информационные издания. Законодательные и правительственные материалы: законы, постановления, нормативные и регламентирующие акты. Интернет |
Поставщиков-производителей, посредников. Конкурентов. Коммерческих структур. Торговых выставок. Научно-практических конференций |
К источникам информации, необходимым для экономической работы, можно отнести следующие:
1. Статистическая отчетность: отчетность по торговле: 1 ТОРГ, 2 ТОРГ, 3 ТОРГ; отчетность по труду: 6 Т, 72 К; отчетность по издержкам обращения, себестоимости, затратам.
2. Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс: форма № 1; отчет о прибылях и убытках: форма № 2; отчет об изменении капитала: форма № 3; отчет о движении денежных средств: форма № 4.
3. Налоговая отчетность.
Райпо уплачивает следующие налоги: налог на имущество, плата за загрязнение окружающей природной среды, земельный налог, в том числе плата за аренду земли, налог на добавленную стоимость, акцизы, налог на доходы физических лиц, транспортный налог, страховые взносы, единый налог на вмененный доход, единый налог по упрощенной системе налогообложения, прочие налоги и сборы.
4. Нормативно-правовая информация, регламентирующая экономические основы деятельности райпо.
5. Планы, программы.
На основе экономической информации проводится анализ хозяйственной деятельности, экономическое обоснование планов, принятие управленческих решений.
Высокий динамизм развивающегося потребительского рынка требует современных технических средств, создания и функционирования информационной системы. В настоящее время широко используются персональные компьютеры в торговле, в т.ч. и во всех отделах райпо, поэтому необходимо создать автоматизированную технологию получения и обработки информации в целом по райпо. Автоматизация сбора информации обладает рядом преимуществ: снижается объем экономической работы при наличии обширной ведомственной отчетности.
Информационной базой экономической работы в райпо являются оперативная информация оборота розничной торговли потребительского общества и конкурентов, а также отчетность и планы. Возможности развития потребительского общества обосновываются через плановые параметры, которые, как было выявлено в процессе исследования, не выполняются должным образом (степень выполнения плана в 2013 г. составила: оборот розничной торговли - 98,6%, в т.ч. оборот общественного питания - 91,9%; товарная продукция - 103,5%, заготовительный оборот - 99,0%, в т. ч.: кожсырье крупное - 73,4%, шерсть - 33,3%, лектехсырье - 75,0%.
В райпо осуществляется текущее, оперативное, а также краткосрочное планирование. Оборот розничной торговли планируется ежемесячно в разрезе магазинов; затраты и прибыль планируются по кварталам и на год в целом по потребительскому обществу, а также в разрезе видов экономической деятельности райпо. Задачи, выполняемые экономическим отделом райпо, являются согласованными между собой, и соответствуют цели работы структурного подразделения и потребительского общества в целом. Таким образом, экономическая работа потребительского общества позволяет достигать общей цели - повышения эффективности деятельности райпо. Следует отметить, что ресурсы, обеспечивающие выполнение работы экономического отдела, недостаточны. Так, отсутствует в достаточном объеме методическая литература, сотрудники совместно с бухгалтерией проводят работу по автоматизации торговли, однако испытывают отсутствие в штате специалиста - консультанта по программному обеспечению, оперативная память ПК экономиста недостаточна для выполнения нескольких программ одновременно (необходимо работать одновременно в 5 базах 1С, Excel, Word и MS Access). В результате чего много времени уходит на ожидание формирования необходимых отчетов в 1С, «зависание» компьютера в процессе обработки информации и переключения между программами.
О контактах, требуемых для выполнения работы
Правила обмена информации с контактами экономиста регламентированы и не создают проблем в ее получении в кратчайшие сроки.
О контексте работы
Поскольку специалисты экономического отдела имеют право лишь вносить на рассмотрение руководства и пайщиков предложения по совершенствованию хозяйственной деятельности потребительского общества и увеличению экономической эффективности, но не имеют права самостоятельно принимать такие решения и внедрять их в жизнь, следовательно, на них практически нет ответственности за это.
Рабочие условия: график работы сотрудников отдела: с 8 до 17 часов. Обед: с 12 до 13 часов. Регламентированные перерывы на чай в 11.00. и 16.00. по 10 мин. Выходные: суббота, воскресенье.
Рабочие места находятся в здании правления райпо, они оборудованы такими средствами связи, как персональный компьютер, принтер, телефон.
Таким образом, в экономическом отделе в целом созданы необходимые условия для информационного обеспечения ведения экономической работы и управления хозяйственной деятельностью потребительского общества.
В последние годы возрастает объём информации, используемой в потребительском обществе, что связано с растущими темпами развития науки и техники, появлением новых технологий, быстрой их сменяемостью. На рынках товаров и услуг сложились условия, требующие постоянного наблюдения за состоянием рынка, его изменениями, тенденциями его развития, необходимо уметь предвидеть дальнейшее развитие ситуации и быть готовым к смене стратегии, стиля деятельности для быстрейшего приспособления к новым внешним условиям. Всё это ведёт к тому, что в современных условиях руководителям структурных подразделений потребительского общества приходится иметь дело с большим количеством информации, что её часто становится просто невозможно обработать «вручную». Кроме того, существует необходимость учёта и контроля большого объёма финансовой, производственной, кадровой, коммерческой, маркетинговой информации, включая о конкурентах. В связи с этим возникает необходимость создания автоматизированных систем сбора, обработки, хранения информации. Появление компьютерной техники позволяет создать подобные системы. Наличие отлаженной автоматизированной информационной системы на предприятиях райпо значительно упрощает процесс управления потребительским обществом.
Необходимость информационного обеспечения в экономических расчетах вызвана и тем, что для эффективной и оперативной работы менеджеру необходимы инновационные инструменты и рычаги. Так, ценообразование, формирование и форматирование ассортимента товаров, ABC и XYZ-анализ, оптимизация товарных запасов невозможны без современной информационной системы. Информационная технология в кооперативных организациях должна предусматривать:
- систему анализа тенденций в категории, подкатегории и отдельного товара, то есть анализа текущего состояния и прогноза на будущее;
- систему сравнительного конкурентного анализа цен, доли рынка, их изменений;
- систематический анализ цен и доходности категорий на требуемом уровне;
- анализ ассортимента товаров, оценка его разнообразия, определение новых потребностей покупателей.
Целью автоматизации бизнес-процессов должно стать повышение эффективности управления предприятиями потребительского общества и, как следствие, увеличение объема продаж и рост прибыльности. Такой эффект можно достичь, с одной стороны, за счет оперативного учета и непрерывного контроля за товародвижением, а с другой - за счет внедрения CRM-технологий, позволяющих привлечь покупателя и существенно повысить конкурентоспособность кооперативной организации.
Таким образом, информационно-коммуникационные технологии открывают большие возможности для интерпретации и дополнения новыми модулями выработки оптимальных направлений решения экономических задач. Современная практика информационного обеспечения требует активизации, особенно в системе потребительской кооперации, как на уровне регионов, так и отдельных потребительских обществ.
Работа выполнена при поддержке Гранта РГНФ № 12-02-00387 по теме «Теоретико-методологические основы стратегического развития кооперативного сектора экономики в контексте глобализации».
Рецензенты:
Федоров В.Г., д.с.-х.н., профессор кафедры экономики, менеджмента и агроконсалтинга, ФГБОУ ВПО «Чувашская государственная сельскохозяйственная академия», г. Чебоксары.
Елагин В.И., д.э.н., зав. кафедрой финансов, профессор, Чебоксарский кооперативный институт (филиал) АНОО ВО Центросоюза РФ «Российский университет кооперации», г. Чебоксары.