Организация как процесс представляет собой функцию управления, непосредственно связанную с координацией задач по достижению какой-либо цели и формальных взаимоотношений людей, выполняющих поставленные задачи. Это система методов и приемов рационального сочетания функций и звеньев управленческой системы, ее взаимосвязь с другими объектами и системами в пространстве и во времени. Организация проявляется через организационные структуры, организационные процессы, в обеспечении благоприятных условий для достижения целей при минимальных затратах.
Основой успешной деятельности торговых и производственных предприятий является эффективно функционирующая система закупок. Сложно переоценить степень ее влияния на конечный результат работы – прибыль фирмы. Система закупок – это совокупность взаимосвязанных технологий, методов, специалистов, оборудования, организованных с целью обеспечения предприятия необходимыми ресурсами. В практике работы предприятия различают выталкивающую, вытягивающую и сбалансированную системы закупок. Е. Бурдаева дает им достаточно полную характеристику. В составе сбалансированной системы, учитывающей достоинства и недостатки выталкивающей и вытягивающей, отмечены следующие важные направления в процессе организации системы закупок:
-
прогноз продаж, составление плана закупок, управление запасами;
-
автоматизация процессов, связанных с закупкой, в идеале внедрение – информационно-управленческих и аналитических систем, связывающих отделы предприятия в единое целое;
-
внедрение систем мотивации и сплочения сотрудников, создание благоприятной корпоративной атмосферы;
Для их реализации требуется согласованность действий сотрудников отделов маркетинга, продаж, закупок, логистики.
Для эффективного достижения цели необходимо четко распределить функции по достижению цели между исполнителями.
Закупки – значимое звено системы конкурентных преимуществ. Роль закупочной деятельности производственного предприятия, а также ее содержание определяют следующие факторы:
-
увеличение затрат на закупаемые ресурсы в общем объеме затрат предприятия;
-
техническая сложность закупаемых продуктов и компонентов;
-
усиление специализации при производстве промышленной продукции;
-
изменение номенклатуры производимой продукции, производимых промышленными предприятиями, наличие разовых заказов;
-
возрастание конкуренции на ранке;
-
активизация использования предприятиями логистических технологий;
-
расширение практики использования конкурентных закупок;
-
активное использование современных коммуникационных технологий;
-
применение на практике методов формирования цепей поставок и управления ими;
-
направленность предприятий-покупателей на взаимоотношения с определенным количеством выбранных надежных поставщиков.
Правильно организованная закупочная деятельность, в конечном итоге, способствует удовлетворению потребительского спроса, а также сокращает риск убытков. Убытки, связанные с отсутствием необходимых исходных компонентов, возникают из-за непоставки готовой продукции, нарушений условий и (или) сроков поставки (штрафы, комиссии) и по другим причинам. Качество закупаемых компонентов непосредственно влияет и на потребительские свойства готовой продукции, следовательно, на доходы или расходы предприятия. Следовательно, можно сформулировать следующие задачи закупочной деятельности:
-
анализ (ранжирование) закупаемых изделий и потребности в них;
-
разработка стратегии взаимодействия с поставщиками;
-
оптимизация выбора поставщиков;
-
обновление (при необходимости) ассортимента закупок, расширение их объёма;
-
поиск выгодных товаров-заменителей и обеспечение их закупок.
Реализацией обозначенных задач на предприятии занимаются сотрудники службы снабжения или отделы логистики, отвечающие за закупки. Функции закупочной деятельности можно разделить на:
1) внешние, определяющие взаимодействие предприятия-производителя с поставщиками, посредниками, государственными органами;
2) внутренние, характеризующие взаимосвязь снабжения с производством, аппаратом управления и другими структурными подразделениями.
Каждая из функций реализуется путем выполнения определенных подфункций. Укрупненно можно говорить о следующих закупочных операциях: обработка заказов, определение потребности в материальных ресурсах, составление заявки, поиск, оценка и выбор поставщиков, заключение договора с поставщиками, оформление заказа, поставка, транспортировка, разгрузка и т.д.
Оптимизировать закупочную деятельность можно путем налаживания определенных отношений с поставщиками конкретных товаров. Т. Пархомчук выделяет два типа отношений с поставщиками, в зависимости от значимости поставляемой ими продукции:
1) оппортунистические, основанные на принципе экономической целесообразности, когда предприятие занимает жесткую позицию в переговорах с поставщиком в отношении цены, сроков поставки и других условий;
2) партнерские, когда выстраиваются долгосрочные отношения, и поставщик и заказчик зависят друг от друга.
Для определения типа необходимых и целесообразных отношений с поставщиками нужно четко определить, измерить следующие критерии:
-
объем закупок в денежном выражении;
-
количество позиций у поставщика;
-
количество продуктов, которые производятся с использованием определенного материала;
-
техническая сложность закупаемого материала;
-
время для перехода к другому поставщику;
-
«рынок поставщика» или «рынок потребителя (покупателя)».
После определения критериев строится матрица закупаемых материалов. По горизонтали матрицы учитывается: объем закупок в денежном выражении, количество позиций у поставщика, количество продукции, производимое с использованием конкретного материала. По вертикали: техническая сложность продукции, время для перехода к другому поставщику, производственные мощности, которыми располагает поставщик.
Закупаемые материалы располагаются по квадрантам матрицы следующим образом. Если объем закупаемых материалов небольшой, изделия технически не сложные, они попадают в квадрант матрицы «некритичные материалы». Если издержки на закупку невысокие, однако, изделия технически сложные, изделия попадают в квадрант «трудные материалы». При высоких объемах закупок в денежном выражении технически сложных изделий, их относят в квадрант матрицы «стратегические материалы». В случае если закупаются значительные объемы материалов с высокой технической сложностью и возможность перехода на другого поставщика займет много времени, их относят к группе «основных материалов».
Рис. 1. Матрица позиционирования материалов
В зависимости от того, к какой группе матрицы относятся закупаемые материалы, с их поставщиками выстраиваются соответствующие отношения. Так, с поставщиками стратегических материалов имеет смысл строить долгосрочные партнерские отношения. С поставщиками некритичных материалов отношения могут быть построены на принципе экономической целесообразности, в соответствии с которым заказчик может настаивать на наиболее выгодных условиях поставки, цене, сроках и т.д.
Любые отношения между участниками закупочной деятельности регламентируются условиями, определенными в заключенном между ними договоре, а именно – количество, цены и объемы поставок и другие. Закупка может производиться разными способами:
1) поставка большой партии материалов за один раз (оптовые закупки);
2) регулярные закупки мелкими партиями, т.е. заказывается необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определённого периода;
3) периодические закупки дешёвых и быстро используемых товаров;
4) закупки по мере необходимости, в отличие от регулярной поставки товаров, количество товара в заказе не указывается точно, поставщики связываются с покупателем, уточняя объем; оплачивается только то количество товара, которое поставлено;
5) лизинг – используется для поставок инвестиционного оборудования;
6) «точно в срок», обеспечивающий минимизацию уровня запасов;
7) KANBAN – управление поставками в условиях поточного производства, материалы поставляются строго в соответствии с потребностями;
8) электронно-информационный способ – клиент и поставщик взаимодействуют через информационную систему, позволяющую клиенту сформировать запрос в виде заказа, при этом данные о заказе, поставке, другая информация о прохождении товара уточняются в режиме on-linе;
9) метод прогнозных показателей, здесь же используется т.н. унитизация партий отгрузки;
10) использование системы планирования материальных потребностей.
Затраты, возникающие в процессе закупочной деятельности, непосредственно связаны с деятельностью всего предприятия, и условно их можно разделить по этапам товародвижения (таблица).
С целью сокращения затрат на управление закупочной деятельностью отдела снабжения, повышения ее эффективности, необходимо выявить наиболее затратные операции и оптимизировать их исполнение. Для анализа операций можно применить разные методы.
Распределение логистических затрат по функциям логистических систем
Затраты на этапе закупки |
Производство |
Сбыт |
Складирование и грузопереработка |
Затраты на управление логистической системой |
закупка материалов; закупка комплектующих; доставка ресурсов от поставщиков; потери от недостачи и порчи ценностей. |
обнаружение и исправление брака.
|
отгрузка продукции покупателям; гарантийный ремонт. |
содержание запасов; содержание складов; внутризаводское перемещение грузов.
|
информационные операции; зарплату логистического персонала; тару и упаковку; рекламу; маркетинг, представительские расходы; списание просроченной задолженности; штрафы, пени, неустойки |
Например, функционально-стоимостной анализ (АВС) позволяет ранжировать операции по стоимости (затратам на их выполнение), XYZ – по частоте выполнения в каждой группе (рис. 2). Наиболее затратные (по трудоемкости, финансовым ресурсам, временным, по материалоемкости) и не очень значимые операции можно передать на аутсорсинг (т.е. для исполнения сторонними организациями по договору). К группе А относят наиболее важные операции, которые необходимо выполнять только собственной службой (например, закупка материалов, заключение договора поставки). К группе В – операции средней степени важности. К группе С – менее значимые/затратные операции.
XYZ-анализ – это инструмент, позволяющий разделить продукцию по стабильности или частоте выполнения операций. Применить его можно к исследованию частоты и значимости выполнения операции в каждой из перечисленных выше групп (А, В, С).
В качестве параметров оценки операций могут быть: затраты на их выполнение, полезный эффект от выполнения. Результатом XYZ-анализа является группировка операций по трем категориям, исходя из частоты их повторения.
Методику оценки операции с помощью функционально-стоимостного анализа мы планируем применить в разрабатываемой информационной системе учета и анализа закупочной деятельности. В системе планируется исполнение следующих функций: учет операций по закупке (формирование и размещение заказов); учет и ранжирование поставщиков; учет исполнителей (сотрудников службы снабжения, ФИО, образование, производительность, рейтинг, выполняемая работа); АВС-анализ закупочных операций; XYZ-анализ закупочных операций; учет договоров поставок.
|
А высокая стоимость операций, наиболее значимые
|
В средние затраты на выполнение операций, средние по важности |
С невысокая стоимость выполнения операций, незначительные операции |
X: операции, выполняемы регулярно, часто |
АХ |
BX |
CX |
Y: операции выполняются со средней частотой, периодически |
AY |
BY |
CY |
Z: нерегулярные операции, выполняемые эпизодически |
AZ |
BZ |
CZ |
Рис. 2. Матрица АВС-XYZ
Система предназначена для формирования следующих отчетов:
1) о поставщиках: информация о его контактах, местоположении, о форме закупки и форме доставки, рейтинг;
2) о сырье и материалах: информация о качестве товара, о его цене, о сроке доставки;
3) об эффективности закупаемой продукции: информация о том, какой вид доставки, выбор поставщика будут более выгодными и эффективными;
4) рейтинг операций по значимости и стоимости;
5) рейтинг операций по частоте выполнения в каждом из приведенных выше классов.
В целом проектируемая информационная система учета и анализа закупочной деятельности, основанная на методе функционально-стоимостного анализа, должна быть полезным инструментом принятия решения в процессе управления закупками, в деятельности сотрудников отдела снабжения и руководства предприятия.
Основная цель закупочной деятельности – обеспечение предприятия всем необходимым для успешной деятельности с минимальными затратами. Предприятиям-потребителям следует сосредоточить все усилия на том, чтобы сделать выбор тех материалов, услуг и источников снабжения, которые лучше всего удовлетворяют его потребности при наименьших издержках и надлежащем качестве.
Рецензенты:
Цыганов В.В., д.т.н., профессор, и.о. руководителя Московского отдела Института проблем транспорта им. Н.С. Соломенко РАН, г. Москва.
Сапожков С.Б., д.т.н., профессор, зав. кафедрой ЕНО ЮТИ НИТПУ, г. Юрга.