Фотография рабочего дня (ФРД) представляет собой замеры всех без исключения затрат рабочего времени на протяжении всего рабочего дня (смены). При этом фиксируется не только время выполнения операций, но и все потери рабочего времени. Наиболее детально проведенные наблюдения (фотохронометраж) также можно использовать для разработки норм времени на конкретные виды работ. Поэтому данный метод находит широкое применение.
Затраты, связанные с экспериментальным определением фактических затрат рабочего времени, складываются из двух составляющих: непосредственное участие наблюдателя в фиксировании всех действий наблюдаемого в течение выбранного периода; обработка результатов наблюдений. Сокращение затрат времени на первую составляющую невозможно, т.к. процесс наблюдений длится в течение всего периода наблюдения, можно только правильной организацией облегчить выполнение этой работы. Относительно второй составляющей можно отметить, что здесь резерв очень большой. Использование информационных технологий для обработки результатов наблюдений позволяет существенно сократить временные затраты на обработку, расширить границы качественного анализа ФРД и выявления резервов.
Основные задачи, решаемые с помощью ФРД: установление видов и величины затрат рабочего времени в течение рабочего дня; изучение производственных и организационных условий проведения работ (разработка бизнес-процессов); определение потерь рабочего времени и установление вызывающих их причин; оценка эффективности использования рабочего времени; выявление резервов повышения производительности труда и оптимизации численного состава персонала.
Роль и значение фотографии рабочего дня, таким образом, заключается в выявлении резервов роста производительности, связанных с улучшением использования рабочего времени. Материалы фотографий рабочего дня также находят применение в разработке нормативов времени обслуживания рабочего места и времени перерывов на отдых [2].
Технология проведения ФРД состоит из нескольких этапов:
- Подготовительный этап (определение целей ФРД, разработка бланков, инструктаж исполнителей и т.п.).
- Собственно проведение ФРД.
- Обработка результатов.
- Анализ результатов.
- Разработка предложений или рекомендаций по организации труда решений.
Вся работа, связанная с использованием результатов экспериментального изучения затрат рабочего времени, строится на основе фактического баланса рабочего дня [3]. В формульном выражении фактический баланс рабочего дня имеет вид:
Тф = Тпз + То + Тв + Тотд + Тлн + Ттп + Тнз + Тпр.тех + Тпр.орг + Тпр.нтд,
где Тф - рабочий день исполнителя, мин.
Тпз - время подготовительно-заключительных операций (используется для подготовки к работе в начале рабочего дня и завершения работы в его конце), мин.;
То - основное (технологическое время); затрачивается на создание продукции данного рабочего процесса, мин.;
Тв - вспомогательное время; затрачивается на создание условий для выполнения основных операций, мин.;
Тотд - время внутрисменного отдыха исполнителя для снятия утомления и поддержания нормальной работоспособности в течение рабочего дня, мин.;
Тлн - время на личные надобности; затрачивается исполнителем на личную гигиену и естественные надобности, мин.;
Ттп - время технологических перерывов, обусловленных технологией или организацией работ (не устранимы), мин.;
Тнз - время работы, не обусловленное выполнением производственного задания, или посторонняя работа (устранима), мин.;
Тпр.тех - простои по техническим причинам (устранимы), мин.;
Тпр.орг - простои по организационным причинам (устранимы), мин.;
Тпр.нтд - потери рабочего времени, вызванные нарушением трудовой дисциплины (устранимы), мин.
Сумма (То + Тв) называется оперативным временем Топ.
Рассмотрим последовательно все этапы работ по экспериментальному определению фактических затрат труда.
Подготовительный этап - особую значимость принимает правильная индексация затрат рабочего времени, которую можно обеспечить при соответствующей подготовке наблюдателей. В связи с этим ответственным шагом является подготовительный этап.
Состав подготовительной работы включает в себя в первую очередь изучение объекта исследования. Например, для рабочих ремонтно-механических служб горно-металлур-гического производства нами был составлен перечень основного оборудования, для каждого типа оборудования детально изучены особенности проведения ремонтных работ, выделены типовые операции. В результате можно перейти ко второму шагу подготовительной работы - обучению наблюдателей проведению работ по ФРД. Если у сотрудника совсем нет опыта наблюдения, то важно, чтобы часть наблюдений была проведена вместе с наставником, который указал бы на все нюансы наблюдения и сразу исправил вероятные ошибки. Наблюдатели должны очень хорошо знать классификацию рабочего времени и понимать уровень детализации наблюдения. Они также должны понимать, что ни в коем случае не могут вмешиваться в работу наблюдаемого сотрудника, мешать ему разговорами и комментариями, а также оказывать любого рода помощь.
Следующим шагом подготовительной работы явилась разработка шаблонов для записи ФРД в «полевых» условиях. При разработке шаблонов учитывался опыт проведения аналогичных работ в советское время и передовой опыт современных предприятий. При этом использовались возможности современных информационных технологий.
Проведение ФРД - в рабочих условиях все записи в ФРД производятся в заранее разработанные листы наблюдения (пустографки), в которые наблюдатель записывает действие и время его выполнения, причем нами были подготовлены бланки для индивидуальной и групповой фотографии (когда наблюдатель фиксирует все действия нескольких работников, занятых одной работой). Формы фиксации наблюдений могут быть различными (интервальный, точечный, цифровой, графический). Нами используется цифровой, точечный, когда фиксируется время окончания операции, и уже потом проводятся расчеты путем вычитания предыдущего текущего времени из последующего.
Перевод ФРД в электронный вид - для автоматизированной обработки ФРД требовалось перевести рукописные ФРД в электронный формат, для чего были разработаны электронные шаблоны в Microsoft Excel, в которых задана структура электронной фотографии и все необходимые подсказки для эффективной работы, образец шаблона для индивидуальной фотографии приведен на рисунке 1.
Следует отметить, что время на отдельную операцию вычисляется автоматически (выделенный желтым цветом фрагмент), заполняются поля, выделенные голубым цветом.
Работу по переводу ФРД в электронный вид мы настоятельно рекомендуем выполнять в день снятия ФРД, в крайнем случае, не позже суток, пока свежи в памяти все действия наблюдаемого, и оперативно можно уточнить недостающую или некорректную информацию. Далее назначенный руководитель работ формирует ежедневно общую фотографию, причем решаются сразу несколько задач: создание общей ФРД; анализ проведенных работ по снятию ФРД; выработка рекомендаций наблюдателям по дальнейшей работе; проведение планерки по замечаниям и рекомендациям.
Рисунок 1. Шаблон электронного формата ФРД
Формирование общей ФРД проводится по следующему алгоритму:
- Задается структура файла общей ФРД, см. рисунок 2;
- Индивидуальной ФРД присваивается порядковый номер и фиксируется в электронной версии ФРД;
- Копируется информация из индивидуальной ФРД и вставляется в общую, причем каждой строке фотографии присваивается её номер;
- Если есть еще ФРД, возвращаемся к пункту 2.
|
№ ФРД |
Дата |
Исполнитель |
Текущее время |
Операция |
Индексы |
Длитель-ность, мин |
Задание |
Разряд |
ПТ\ВМ |
|
33 |
19.07.10 |
Фокс И.В. |
8:10 |
Простой (н.т.д.) |
Тпр. нтд |
0:10 |
Ремонт деки СКО-7,5 |
4 |
ПТ |
|
33 |
Фокс И.В. |
8:30 |
Ходил за сварщиком, принес трубу |
Топ |
0:20 |
||||
|
33 |
Фокс И.В. |
9:05 |
Изготовление козел |
Топ |
0:35 |
||||
|
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
|
33 |
Фокс И.В. |
13:00 |
Обед |
Тобед |
1:00 |
||||
|
33 |
Фокс И.В. |
13:17 |
Установка досок на деку |
Топ |
0:17 |
||||
|
33 |
Фокс И.В. |
16:45 |
Организационный простой |
Тпр.орг |
3:28 |
||||
|
33 |
Фокс И.В. |
17:00 |
Уборка инструментов, переодевание |
Тпз |
0:15 |
Рисунок 2. Структура электронного формата общей ФРД
Параллельно формируется сводная ведомость по ФРД, где фиксируется дополнительная информация по наблюдаемым, наблюдателям, производственным процессам и т.п.
Структуризация информации - по ходу формирования общей ФРД проводится работа по приведению информации к единообразию, а именно:
- однотипные действия записываются одинаково, например, ожидание крана, нет крана, простой из-за отсутствия крана - это одна и та же операция, которая имеет один и тот же индекс, и она должна называться тоже однозначно, чтобы далее легче было проводить анализ;
- одинаковые операции должны иметь один и тот же индекс, вроде бы очевидное требование, но опыт работы позволяет утверждать, что в первой половине работ по изучению затрат рабочего времени очень много ошибок возникает при назначении индексов;
- проводится проверка заполнения всех ячеек таблицы, проверяется корректность данных, это необходимо для выполнения следующего этапа работ.
Автоматизированная обработка ФРД для формирования баланса рабочего дня - проводится по разработанной программе, автоматически формирующей баланс рабочего дня. Программа реализована средствами языка С++. Для запуска программы предварительно необходимо в первую строку общей фотографии добавить столбцы с указанием индексов и проверить формат этих индексов с форматом столбца индексов общей фотографии, т.к. их несовпадение приведет к ошибке при формировании баланса, и, следовательно, может быть причиной неверных выводов.
Формирование баланса предполагает определение диапазона строк, относящихся к конкретной ФРД. Диапазон строк отличается от фотографии к фотографии существенно. Зная диапазон, легко формируется сумма времен для каждого индекса.
Алгоритм формирования баланса общей ФРД выглядит так:
- Выбор файла общей фотографии.
- Анализ соответствия структуры файла.
- Проверка результата соответствия структуры файла.
- Если структура соответствует требованиям, то начать формирование баланса, иначе закончить процесс, с выдачей соответствующего сообщения.
- Получение номера строки начала фотографии и номера строки её конца.
- Формирование строки баланса на основании указанных индексов операций.
- Проверка условия «Строка файла последняя?», если нет, то возвращаемся к пункту 5.
- Если строка последняя, то завершаем формирование баланса.
- Сохраняем файл.
Учитывая то, что в ячейках для баланса записана формула для суммирования времени по конкретному индексу, можно при необходимости внести коррективы в общую ФРД (например, при неправильном назначении индекса, пропущенной строке в ФРД и т.п.). Кроме того нами предусмотрена возможность перераспределения затрат по индексам в случае введения нормативных значений на конкретный вид затрат. Например, при наличии превышения лимита времени на отдых и личные надобности в конкретной ФРД, автоматически производится корректировка индексов.
При запуске программы ProjBalance.exe появляется интуитивно понятное окно, представленное на рисунке 3.
Рисунок 3. Главное окно программы
На основании автоматически рассчитанного фактического баланса проводится разносторонний детальный анализ, результаты которого могут использоваться для следующих целей [4]:
- Разработка норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для определения норм труда на предприятии [5]. Причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.
- Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но, ряд сотрудников их регулярно не выполняет, то с помощью ФРД можно выявить причины такой ситуации.
- Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРД можно определить, на каких этапах производственного процесса происходят потери рабочего времени, и чем они вызваны: неэффективностью организации производства, нерационально выстроенной технологией или же недобросовестностью сотрудников.
- Совершенствование процесса организации труда. ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.
- Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции позволяет оценить уровень его профессионализма и мотивации.
Подводя итоги, следует сказать, что проведение ФРД требует значительных трудовых и временных затрат на наблюдения и особенно на обработку полученных результатов, то применяют его на предприятиях чрезвычайно редко. Поэтому актуальность работы по сокращению временных затрат на обработку ФРД не вызывает сомнения.
Рецензенты:
- Ступина А. А., доктор технических наук, профессор, профессор кафедры экономики и информационных технологий менеджмента ИУБПЭ СФУ, г. Красноярск.
- Белякова Г. Я., д-р эконом. наук, профессор, профессор кафедры экономики и международного бизнеса в горно-металлургическом комплексе, ИУБПЭ СФУ, г. Красноярск.