Электронный научный журнал
Современные проблемы науки и образования
ISSN 2070-7428
"Перечень" ВАК
ИФ РИНЦ = 0,737

ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ПО ЦЕНТРАМ ОТВЕТСТВЕННОСТИ НИУ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Гвоздев М.Ю. 1
1 ФГБОУ ВПО «Южно-Уральский государственный университет» (Национальный исследовательский университет)
С целью внедрения системы управленческого учета в национальном исследовательском университете (НИУ) предложено провести мероприятия по внутреннему контролю существующих материальных и информационных потоков. Основная цель проведения внутреннего контроля заключается в проверке достоверности информации о материальных ресурсах, включая нефинансовые, на всех уровнях учета в НИУ, а также в проверке функционирования информационных ресурсов, электронного и иного способа передачи данных и определения достоверности. Для проведения успешного контроля материальных и информационных потоков предложено оформить потоки в схемы движения. Совместное рассмотрение схемы потоков позволяет судить о качестве обеспечения управленческого учета показателями деятельности НИУ и информационных потоков движения данных между центрами ответственности. Данная процедура необходима в рамках проведения интеграционного процесса сближения управленческого учета и информационных ресурсов, в целях получения информационно-аналитической системы управленческого учета. Проведение внутреннего контроля исключит влияние негативных факторов ведения учета, движения материальных потоков в перспективную систему бюджетирования и выявит недостатки существующих информационных ресурсов. Таким образом, последующие действия по внедрению бюджетирования будут обеспечены эффективной структурой взаимодействия центров ответственности и надежным инструментом в качестве информационного ресурса НИУ.
информационные потоки.
материальные потоки
внутренний контроль
управленческий учет
1. Динмухаметова Д.Ф. Практикум по аудиту : учебное пособие / Д.Ф. Динмухаметова, Е.В. Гаврилова. – Челябинск : Издательский центр ЮУрГУ, 2010. – 70 с.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации.
3. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению (утвержденный приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н).
4. Положение по бухгалтерскому учету 5|01 «Учет материально-производственных запасов» (утвержденный приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 г. № 44н).
5. Управление информационными потоками на предприятии. – URL: http://roscomtech.ru/it-services/it-consulting/

Введение

Для успешного внедрения системы управленческого учета в национальном исследовательском университете (НИУ) необходимо провести мероприятия по внутреннему контролю существующих материальных и информационных потоков. Категория материальных потоков, по нашему мнению, включает в себя такие показатели деятельности, которые будут отражать характер деятельности, связанный с финансовой стороной и нефинансовой.

Внутренний контроль материальных и информационных потоков НИУ – это комплексное мероприятие, которое можно условно разделить на две составляющие:

1) контроль материальных потоков;

2) контроль информационных потоков.

В зависимости от того, какую составляющую подвергают контролю, различают источники информации:

1) источники информации для контроля материальных потоков;

2) источники информации для контроля информационных потоков.

Основная цель контроля заключается в проверке достоверности информации о материальных ресурсах, включая нефинансовые, на всех уровнях учета в НИУ, а также в проверке функционирования информационных ресурсов, электронного и иного способа передачи данных и определения достоверности.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) удостовериться в ведении учета в отношении материальных ресурсов в соответствии с законодательством РФ;

2) проверить график документооборота в отношении материальных ресурсов и его соблюдение;

3) оценить существующие информационные ресурсы НИУ;

4) выявить недостатки учета материальных ресурсов в различных автоматизированных системах учета при их взаимодействии;

5) дать рекомендации по устранению недостатков по учету материалов в различных автоматизированных системах НИУ.

Учет материалов регулируется Положением по бухгалтерскому учету 5/01 «Учет материалов», а для целей налогообложения положениями Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) [2; 4]. К нормативным документам в области учета материально-производственных запасов также относятся Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (далее – Методические указания по учету МПЗ).

Порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета регулируется Планом счетов бухгалтерского учета и инструкцией по его применению [3].

Нормативно-правовых документов по организации информационных потоков в НИУ в Российской Федерации не разработано. Поэтому порядок передачи информационных данных должен определяться НИУ самостоятельно. А проверка организации передачи данных определяется внутренними стандартами и положениями [5].

Существует достаточно большое количество источников нормативно-законодательного регулирования по учету материальных потоков, которыми необходимо руководствоваться проверяющей организации или индивидуальному лицу при проведении проверки. Однако контроль информационных потоков – достаточно новое направление в российской практике, следовательно, организации при проведении проверки необходимо исходить из принципов рациональности и экономичности.

Главная цель проведения проверки материальных и информационных потоков и ресурсов – это внедрение интегрированной системы управленческого учета. Перед внедрением необходимо убедиться в том, что учет материалов в НИУ ведется в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов.

Так как операции по учету материалов в основном однотипные, то можно воспользоваться репрезентативной выборкой, используя статистический или случайный отбор операций.

При проведении контроля по определенному участку необходимо проверить наличие первичных документов по учету материалов, сверить данные документов с информацией, отраженной в регистрах бухгалтерского учета.

При выявлении существенных нарушений необходимо принять решение о проведении дополнительных контролирующих процедур по проверке учета материалов, так как если не будут устранены нарушения по ведению бухгалтерского учета в данной области, то внедрение автоматизированной системы управленческого учета окажется неэффективным.

При проведении данной процедуры контролирующее лицо должно отразить информацию в рабочем документе «Проверка достоверности фактов хозяйственной деятельности по учету материалов», представленном в таблице 1.

Таблица 1 – Проверка достоверности фактов хозяйственной деятельности по учету материалов

Наименование группы материалов

Факт хозяйственной деятельности

Данные бухгалтерского учета (полученные из первичных документов и регистров)

Данные складского учета

Выявленные отклонения

количество

сумма

количество

сумма

количество

сумма

Проверка соблюдения графика документооборота – с помощью этой процедуры устанавливается наличие или отсутствие графика документооборота по операциям с поставщиками и подрядчиками, на все ли первичные документы он составлен, а также работает ли этот график в действительности. В ходе данной процедуры целесообразно заполнить таблицу 2, чтобы проследить основные этапы документооборота всех первичных документов, участвующих в оформлении операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками [1].

Таблица 2 – Основные этапы документооборота

Документ

Наличие графика

документооборота

(+/-)

Используется ли

унифицированная форма документа (+/-)

Источник получения

док-та

Время, необходимое для

Дальнейшие действия с документом

Имеет ли место возвратное движение документа после обработки

создания

документа

обработки

документа

проверки документа

передача для дальнейшей обработки

подшивка

в текущие дела

передача

в архив

При необходимости контролирующее лицо может также лично проследить за движением конкретного документа и исполнением сроков его создания и обработки. Если графиков документооборота нет или они подготовлены формально, то появляется риск того, что некоторые первичные документы могут отсутствовать или быть утеряны, будут приняты к учету (т.е. проверены и обработаны) несвоевременно, например в следующем отчетном периоде, а также риск приписок и прочих злоупотреблений. Следовательно, на документацию, на которую нет графиков документооборота или если эти графики реально не работают, при проведении следующей процедуры необходимо обратить особое внимание.

Так как в НИУ используется более одной информационной системы, обеспечивающей процессы управления и учет данных бухгалтерского учета, то необходима организация и соблюдение графика электронного документооборота.

Для составления такого графика НИУ должен разработать специальный документ, в котором отразит все особенности передачи данных из одной информационной системы в другую, укажет специфические особенности взаимодействия информационных баз, определит сроки передачи данных и назначит ответственных за выполнение данных процедур. А также при разработке электронного графика документооборота НИУ может воспользоваться специальными программными продуктами, которые обеспечат процесс передачи данных в системе управленческого учета и учтут все специфические особенности университета.

При проверке электронного графика документооборота необходимо проверить наличие графиков по всем информационным базам, используемым в НИУ, проверить соблюдение сроков передачи данных, проверить корректность отображения одних и тех же данных в разных информационных системах, проанализировать эффективность работы всей IT-структуры. Данные о проверке электронного графика документооборота необходимо отражать в рабочем документе, представленном в таблице 3.

Таблица 3 – Основные этапы электронного документооборота

Электронная информационная база

Наличие графика электронного документооборота (+/-)

Порядок передачи баз данных (автоматизированный/ручной)

Время, необходимое для

Ответственное лицо

обработки базы

проверки информации

После проведения первых трех контрольных процедур должно сложиться четкое представление о структуре материальных и информационных потоков НИУ. Для проведения успешного контроля материальных и информационных потоков следует оформить потоки в схемы. Возможные схемы по организации материальных, информационных потоков и их взаимодействия представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Схема движения материальных и информационных потоков НИУ

С опорой на данные схемы имеется возможность определить варианты взаимодействия материальных и информационных потоков: 

1) опережение материального потока информационным ставит своей целью устранение недостатков в управленческом процессе. Опережающий информационный поток во встречном направлении содержит сведения о заказе, в прямом направлении – предварительное сообщение о предстоящей поставке, оказании услуги и т.д.;

2) сопровождение, когда одновременно с материальным потоком идет информация о количественных и качественных параметрах, позволяет быстро и правильно идентифицировать продукты деятельности НИУ и направить их по назначению;

3) прохождение информационного потока с отставанием от материального обычно допускается только для пояснения и оценки последнего. Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки материалов по количеству и качеству.

Результаты проверки взаимодействия материальных и информационных потоков необходимо отразить в рабочем документе, представленном в таблице 4.

Таблица 4 – Определение порядка взаимодействия материальных и

информационных потоков НИУ

Подразделение НИУ

Наличие материального потока

Наличие информационного потока

Характер взаимодействия

Примечание

В НИУ одновременно ведется управленческий учет в нескольких программных продуктах. В связи с этим необходимо провести контроль учета материалов во всех информационных системах.

Следует отметить, что должна быть проведена проверка одних и тех же операций в разных программных продуктах, при этом необходимо воспользоваться репрезентативной выборкой. Проверка должна охватить операции по оприходованию материалов, списанию. При проверке необходимо обращать внимание на номенклатуру, количество и единицы измерения.

Результаты проведения проверки должны быть отражены в рабочих документах, представленных в таблицах 5 и 6.

Таблица 5 – Отражение фактов хозяйственной деятельности в разных информационных системах

Факты хозяйственной деятельности

Отражение в информационных системах (+/-)

Кварта

Универис

Microsoft Excel

Таблица 6 – Особенности учета в разных информационных системах

Номенклатура материалов

Информационные системы

Выявленные отклонения

Кварта

Универис

Microsoft Excel

Количество

Ед изм

Сумма

Количество

Ед изм

Сумма

Количество

Ед изм

Сумма

Количество

Ед изм

Сумма

Используя рабочий документ, представленный в таблице 6, необходимо сравнить между собой все информационные системы, используемые в НИУ.

В результате проведения предыдущей процедуры могут быть выявлены отклонения в бухгалтерском учете материалов в разных информационных системах. Одной из причин данных отклонений может являться неверная организация аналитического учета в бухгалтерских программах.

При проведении данной процедуры необходимо сравнить всю систему аналитики в информационных системах и выявить позиции, по которым она будет различаться.

Результаты проверки необходимо отразить в рабочем документе, представленном в таблице 7

Таблица 7 – Особенности аналитического учета материалов в информационных системах НИУ

Номенклатура материалов

Аналитический учет в информационных системах

Наличие отклонений (+/-)

Кварта

Универис

Microsoft Excel

Очередным шагом внедрения системы управленческого учета должна стать проверка возможности получения достоверной управленческой информации в разных информационных системах.

Перед внедрением автоматизированной системы управленческого учета необходимо понять, какие данные по управленческому учету НИУ получает в настоящий момент, из какой информационной системы возможно получение наиболее достоверных данных об учете, в каком виде информация поступает к руководителю.

Для достижения поставленных целей необходимо протестировать возможности программных продуктов по предоставлению необходимых данных. В первую очередь следует проанализировать и оценить возможности предоставления управленческой информации. Определить ошибки в работе программного обеспечения, а также оценить потенциал используемых систем для инсталляции их в будущую интегрированную систему управленческого учета.

Результаты проверки могут быть отражены в рабочем документе, представленном в таблице 8.

Таблица 8 – Определение возможностей информационных систем по предоставлению управленческой информации

Информационная система

Ошибки в работе (+/-)

Предоставление управленческой информации (+/-)

Возможность инсталляции в интегрированную систему управленческого учета (+/-)

К рабочему документу должно быть приложено заключение о функционировании и потенциальных возможностях программного обеспечения.  

Совместное рассмотрение схемы потоков позволяет судить о качестве обеспечения управленческого учета показателями деятельности НИУ и информационных потоков движения данных между центрами ответственности. Данная процедура необходима в рамках проведения интеграционного процесса сближения управленческого учета и информационных ресурсов в целях получения информационно-аналитической системы управленческого учета. Проведение внутреннего контроля исключит реплекацию негативных факторов ведения учета, движения материальных потоков в перспективную систему бюджетирования и выявит недостатки существующих информационных ресурсов. Таким образом, последующие действия по внедрению бюджетирования будут обеспечены эффективной структурой взаимодействия центров ответственности и надежным инструментом в качестве информационного ресурса НИУ.

Рецензенты:

Кувшинов Михаил Сергеевич, д.э.н., профессор кафедры «Экономика и финансы» ФГБОУ ВПО «Южно-Уральский государственный университет» (НИУ), г. Челябинск.

Шевелев Анатолий Евгеньевич, д.э.н., зав. каф. «Бухгалтерский учет и финансы», ФГБОУ ВПО «Южно-Уральский государственный университет» (НИУ), г. Челябинск.


Библиографическая ссылка

Гвоздев М.Ю. ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ПО ЦЕНТРАМ ОТВЕТСТВЕННОСТИ НИУ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА // Современные проблемы науки и образования. – 2013. – № 2.;
URL: http://science-education.ru/ru/article/view?id=8677 (дата обращения: 21.07.2019).

Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»
(Высокий импакт-фактор РИНЦ, тематика журналов охватывает все научные направления)

«Фундаментальные исследования» список ВАК ИФ РИНЦ = 1.252