Сетевое издание

Современные проблемы науки и образования

ISSN 2070-7428

"Перечень" ВАК

ИФ РИНЦ = 1,006

Современные экономические условия характеризуются высокой динамичностью внешней среды, развитием информационных технологий и появлением новых интегративных форм развития, что неразрывно связано с инновационным подходом к развитию всех сфер деятельности компании. Модернизация системы управления, целью которой является повышение обоснованности и эффективности принимаемых управленческих решений, играет важную роль в успешном развитии компании и приобретении ею конкурентных преимуществ на рынке. Перманентное развитие организационно-управленческих инноваций становится ключевой составляющей бизнеса и необходимым фактором успеха не только при решении тактических задач, но, главным образом, при решении задач стратегического характера и глобального масштаба [3]. Конкурентоспособность современной компании зависит от использования новых идей и разработок как в производстве продукции и услуг, так и в совершенствовании системы управления компанией.

Как следует из программных разработок (а также по мнению многих экспертов), направления инновационного развития будут формироваться во взаимосвязи с мировой технологической траекторией и в рамках передового технологического уклада [8]. Приоритетным направлением внедрения инноваций, признанным на государственном уровне и включенным в перечень критических технологий, выступают информационно-телекоммуникационные системы, которые на уровне отдельной компании создают инновационную среду для кардинальной перестройки системы управления на основе организационно-управленческих инноваций, которые позволяют получить повышение результативности по трем основным направлениям: скорость принятия управленческих решений, затратность управленческих процессов, координация внутрикорпоративных взаимодействий, что в целом улучшает инновационный климат компаний.

Внедрение инноваций дает возможность компаниям получать конкурентные преимущества, выраженные в повышении эффективности управления, привлечении инвесторов и повышении ее рыночной стоимости, и, как следствие, позволяет увеличить доходы и ускорить экономический рост. В последние годы многие крупные компании мира стремятся создать более быстрые и эффективные бизнес-процессы с использованием информационно-коммуникационных технологий. В то же время на практике организационно-управленческие инновации играют второстепенную роль по отношению к основным бизнес-процессам компании, что является сдерживающим фактором их внедрения. Таким образом, сложность и многоаспектность информационных потоков дополнительно требуют решения ряда прикладных вопросов, не нашедших до настоящего времени отражения в научных исследованиях.

Целью исследования являетсяразработка моделей внедрения организационно-управленческих инноваций посредством электронного документооборота, направленных на обеспечение эффективных коммуникаций в процессе взаимодействия между структурами территориально распределенных организаций

Материалы и методы исследования:научные труды по проблемам инновационного развития организаций, инновационной деятельности, развития бизнес-процессов, управления инновациями в компании, информационных технологий, документационного обеспечения управления; публикации, посвященные отдельным вопросам автоматизации документооборота и формированию единого информационно-документационного пространства российских компаний.Методология исследования основывается на применении системного и комплексного подхода. В процессе исследования применялись методы логического анализа, аналогии, наблюдения, эксперимента, экспертных оценок, метод сравнительного анализа и синтеза, интервьюирование.

Система электронного документооборота как элемент инновационной среды территориальнораспределенной компании.

Для крупных территориальнораспределенных компаний, включающих в свой состав структурные подразделения, представительства, дочерние и зависимые общества, территориально расположенные как в России, так и заграницей со штатом сотрудников в несколько тысяч человек, особую роль играют процессы информационно-документационного взаимодействия, реализуемые посредством системы электронного документооборота (далее — СЭД). Наряду с необходимостью использования СЭД в такого рода компаниях, возникает актуальная проблема построения единого информационно-документационного пространства для управления информационными ресурсами в связи с большим количеством удаленных подразделений, находящихся в разных часовых поясах.

Система электронного документооборота, представляет собой, с одной стороны, основу информационно-документационного обеспечения, с другой стороны, инструмент управления и применяется в организациях повсеместно, в связи с чем зачастую воспринимается  как устоявшийся, традиционный информационный ресурс, не обладающий признаками инновационности. В современных условиях документооборот может рассматриваться как специфическая область коммуникаций между организациями, их должностными лицами, а также между юридическими и физическими лицами в процессе функционирования системы управления [2]. Документооборот с юридической точки зрения выступает основой управленческой деятельности [1]. При этом совершенствование процессов документационного обеспечения управленческой деятельности должно быть структурированным и понятным, что позволит обеспечить эффективное управление информацией как ресурсом. В условиях построения единого информационно-документационного корпоративного пространства крупные компании сталкиваются с характерными для территориальнораспределенной структуры особенностями:

·           сложность организационной структуры (наличие большого количества удаленных функциональных и структурных подразделений в рамках одного юридического лица компании);

·           многообразие процессов обработки документированной информации и документопотоков в рамках организационной структуры;

·           сложность и многообразие ролей пользователей в процессе работы с документальным массивом компании;

·           большие объемы документооборота компании;

·           отсутствие единых правил обработки документированной информации в рамках единого информационно-документационного пространства.

Реализация организационно-управленческих инноваций для решения управленческих задач на базе СЭД — сложный, многоэтапный процесс. Наличие территориальнораспределенной структуры компании с большим количеством филиалов и представительств усложняет процесс внедрения системы и требует проработки организационных вопросов, связанных с технологией построения архитектуры СЭД для реализации организационно-управленческих инноваций [4].Эффективно управлять информационными ресурсами компании представляется возможным через процессы документационного обеспечения посредством их совершенствования и построения единого информационно-документационного корпоративного пространства. Авторами обосновано, что решения в области компьютеризации менеджмента должны основываться на инновационной концепции развития соответствующих процессов, которая учитывает динамические условия внешней среды и соответствует внутренним особенностям компании.

Модель технологической архитектуры реализации организационно-управленческих инноваций на базе СЭД.

Применение СЭД для построения модели реализации организационно-управленческих инновацийподразумевает определение топологии системы для территориальнораспределенной структуры компании, состава аппаратного обеспечения, механизмов обмена информационно-документационными потоками между удаленными подразделения и другое, а также должно обеспечивать продуктивное функционирование системы и выполнение ею всех процессов, характерных для документационного обеспечения управленческой деятельности. В работе Ю.В.Лелиной [7] была предпринята попытка описать и построить архитектурное решение системы электронного документооборота для территориальнораспределенных структур, однако подход Ю.В.Лелиной не учитывает масштаб территориальной распределенности функциональных подразделений компании, а также не является адаптивным, то есть не может быть изменен и усовершенствован в условиях динамики внешней среды.

В основе построения авторской модели реализации организационно-управленческих инноваций на базе СЭД для крупной, интегрированной компании лежит зонирование организационной структуры компании (количество зон зависит от географии конкретной компании), обеспечивающее наиболее эффективное функционирование СЭД и реализацию управленческих задач (рис. 1).

Рис.1.  Обобщенная модель технологической архитектуры СЭД для территориальнораспределенной компании(составлено авторами)

Каждая зона включает в себя необходимый набор элементов СЭД, и в зависимости от территориальной удаленности подразделение компании относят к одной из зон. В результате система должна иметь децентрализованную топологию с двумя и более зонами, находящимися в слабой зависимости между собой.

Между зональными элементами СЭД должен быть организован обмен информацией основных справочников, документов и заданий. Одна из зон выбирается в качестве основной, где производятся все изменения справочной информации и иных настроек СЭД с возможностью синхронизации данных (синхронизация справочников, репликация данных (документов, заданий), синхронизация настроек СЭД).

Для анализа производительности предложенной авторами модели технологической архитектуры СЭД проводилось нагрузочное тестирование данного решения с целью определить соответствие полученных данных по быстродействию системы с нормативными показателями. За основу брались количественные характеристики различных элементов, участвующих в работе СЭД, была получена информация о прогнозируемом использовании системы: количестве пользователей, качестве каналов связи, среднем количестве документов различных типов, основных сценариях работы в системе. На основе этого была произведена оптимизация задействованных в нагрузочных испытаниях элементов типового решения в соответствии с количественными показателями СЭД, прогнозируемыми при эксплуатации её в крупной компании.

Системный подход к построению модели реализации организационно-управленческих инноваций на базе СЭД 

Для изучения сложных организационных структур, к каковым относятся территориальнораспределенные компании,  в теории управления используется системный подход.Фундаментальным понятием современного системного анализа является понятие «сложная система», которую часто относят к таковой в случаях, когда ее нельзя описать математически, либо когда в системе имеется большое количество элементов, неизвестным образом связанных друг сдругом, либо когда неизвестна природа явлений, проистекающих в системе [9].

Для изучения инновационного процесса как разновидности экономической деятельности в рамках системного подхода важно точно определить содержание системных объектов. К системным объектам традиционно относят вход, процесс, выход, цель, обратную связь и ограничения, при этом вход, выход и внешняя среда являются внешним окружением системы. Как указывает Д.И.Кокурин, к входным параметрам системы относят материальные, финансовые, энергетические, информационные и когнитивные (научные знания) потоки. Выходные параметры представляют собой результаты преобразования в системе, то есть новые процессы, продукты, услуги, прибыль, новые знания работников, рост производства, освоение новых сегментов и новых рынков, социальную ответственность и удовлетворенность работников [6].

В общем случае система управления подвергается трансформации в связи с изменениями, затрагивающими:

·                стратегические цели;

·                масштабы и территориальную распределенность компании;

·                организационную структуру;

·                методы управления;

·                технологии решения управленческих задач;

·                систему распределения полномочий;

·                технологии основных и обеспечивающих бизнес-процессов;

·                поведенческие аспекты персонала организации и др.

Ключевым понятием в системном подходе является наличие связей с внешней средой, что является важнейшей предпосылкой устойчивости. Однако в связи с этим Дж.Ходжсон указывает, что именно замкнутая система достигает устойчивого состояния, так как у нее отсутствуют связи с внешней средой и она не испытывает ее влияние[10, с.47-48]. А.А.Акимов, Г.С. Гамидов сформулировали пять системных свойств, которыми должен обладать объект, чтобы называться системой. К ним относятся:

·                    целостность, означающая, что система рассматривается как единое целое, состоящее из взаимодействующих частей,  равнозначных и совместимых;

·                    наличие существенных связей между элементами, превосходящих по силе связи  элементов, входящих в систему с элементами в нее входящими;

·                    функциональность, характеризуемая тем, что всякая система может служить средой существования другой системы, обслуживает системы более высокого порядка, служит средством для создания более совершенной системы;

·                    наличие организованности и устойчивости, характеризующихся наличием определенной организации, обеспечивающей снижение энтропии (меры неопределенности) системы;

·                    наличие интегративных качеств,  представляющих собой такие качества, которые присущи системе в целом, но не свойственны ни одному из ее элементов.

Применительно к экономике системный подход в наиболее общем виде реализуется по схеме:  ВХОД → ПРЕОБРАЗОВАНИЕ → ВЫХОД. В соответствии с данным подходом любая экономическая система в рыночной среде является открытой, может быть представлена в виде взаимосвязи трёх процессов, связывающих между собой затраты на факторы производства с результатами экономической деятельности, что применимо к любому уровню экономики. Для изучения инновационного процесса как разновидности экономической деятельности в рамках системного подхода  важно точно определить содержание системных объектов.  На рисунке 2 представлена модель реализации организационно-управленческих инноваций на базе СЭД.

Рис.2. Обобщенная модель реализации организационно-управленческих инноваций на базе СЭДв рамках системного подхода (составлено авторами)

 

Систему «вход-выход», первоначально разработанную для микроэкономического уровня, Алан Портер с группой специалистов из Технологического института штата Джорджия(США) распространил на макроэкономический уровень. Для этой цели экономика каждой страны рассматривалась как «черный ящик» со своими входами и выходами. На входе предусматривались ориентация на достижение технологической конкурентоспособности, производственный потенциал, социально-экономическая и технологическая инфраструктура; на выходе —  технологическое состояние производства и экспортоспособность технологий [5]. На наш взгляд, для придания указанной выше модели прикладного характера следует наполнить «черный ящик» конкретным содержанием. Применительно к рассматриваемой ситуации системным объектам соответствуют приведенные ниже характеристики:

 вход — изменения в системе управления, действующая архитектура документооборота, соответствующая текущему состоянию управленческих процессов в организации;

выход — оптимизированный организационный механизм, действующий на основе адаптированной к нему системы документооборота;

процесс — непосредственное создание организационно-управленческой инновации, реализуемое за счет внесения изменений в существующую СЭД, либо внедрения новой СЭД;

цель — зависит от проблем, решаемых с помощью системы документооборота (повышение эффективности работы персонала, снижение управленческих расходов и, как следствие, максимизация текущих прибылей, открытие новых территориальных точек, улучшение коммуникаций в организации, снижение уровня бюрократизации, оптимизация системы мониторинга и контроля и т.п.);

обратная связь — информация, поступающая от подчиненного уровня к уровню высшего звена управления, реакция подчиненного уровня на изменения в системе документооборота, скорость адаптации к изменениям;

ограничения — могут быть связаны с ограниченностью экономических ресурсов для внесения изменений в архитектуру СЭД, низким уровнем компьютерной грамотности сотрудников, необходимостью переобучения персонала, сопротивлением изменениям.

Особое значение имеют процессы информационно-документационных коммуникаций, так как в силу территориальной распределенности компании связь с наиболее удаленными подразделениями, входящими в ее состав, может практически отсутствовать [4]. Предложенная авторами модель реализации организационно-управленческих инноваций на базе СЭД позволяет решать эти и другие проблемы, обеспечивая эффективное решение общих и частных управленческих задач в режиме реального времени.

Заключение

Научные разработки и исследования в области инноваций не отражают в полной мере процессов практической действительности. Несмотря на важность и актуальность организационно-управленческих инноваций, их внедрение в России находится на начальном этапе развития и делает первые шаги. Необходимо иметь четкую последовательность действий процесса внедрения системы электронного документооборота, основанную на инновационных подходах к процессу развития документационного обеспечения управления компании. Существующие методики внедрения информационных систем, приведенные в стандартах и спецификациях, формально описывают процесс внедрения информационной системы, без учета особенностей предметной области и объекта, где осуществляется внедрение новой технологии.Документооборот является составной частью документационного обеспечения управления (ДОУ), цель которого – информационное обеспечение деятельности компании, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации [3].Следует подчеркнуть, что совершенствование процессов документационного обеспечения должноиметь высокую степень формализованности, что позволит обеспечить эффективное управление информацией как ресурсом.

Модель технологической архитектуры реализации организационно-управленческих инноваций на базе СЭД, включающая в себя составные элементы, определяющие функционирование информационной системы территориально-распределенной компании, обеспечивает эффективную работу системы, создает предпосылки для достижениястратегическихи тактических целей,оптимизирует процессы, характерные для документационного обеспечения управления.Модель, основанная на системном подходе, позволяет компании получить значительные организационно-управленческие преимущества в области инновационного менеджмента, поддерживает непрерывность процесса принятия управленческих решений. Практическая реализация модели позитивно влияет на получение своевременной информации, организацию контроля исполнительской дисциплины, доставку документации и поручений в удаленные подразделения компании. Все это в свою очередь позволяет управлять компанией на качественно новом уровне и учитывать тенденции внешней среды.Модель является адаптивной и может быть использована для решения задач в различных предметных областях на базе информационных систем.

Рецезенты:

Орехов С.А., д.э.н., профессор, профессор кафедры общего менеджмента и предпринимательства, ФГБОУ ВПО «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики» (МЭСИ), г. Москва;

Сафронова А.А., д.э.н., доцент, зав. кафедрой прикладного и международного менеджмента, ФГБОУ ВПО «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики» (МЭСИ), г. Москва.